Produktivität
Pomodoro App von Ugo Landini (Mac)
2011-02-21 11:39 - Gespeichert in: Software
Seit kurzem steht die Version 1.1 in Apples App Store für 3,99 € zur Verfügung und ich habe die Gelegenheit genutzt, mir die neue Version einmal anzuschauen.
Zusammenfassung
Wer die Pomodoro Technik zur Fokussierung einsetzt, der ist mit diesem Programm bestens ausgerüstet. Es ist in der Erscheinung minimalistisch, extrem flexibel und bietet durchdachte Konfigurationsmöglichkeiten an. Es integriert sich unauffällig in den OS X Desktop und auf Wunsch in iCal und Twitter.
Meiner Meinung nach wird es nur von meinem echten, mechanischen Pomodoro Küchenwecker getoppt, den ich ab und zu ebenfalls einsetze.
Highlights
Die Pomodoros werden in einer SQLite-Datenbank gespeichert, was mir die Sache sympathisch macht, weil ich so sicher bin, die Daten in jedem beliebigen Format weiter bearbeiten zu können.
Mein Script zur Integration der Daten in einen iCal-Kalender ist in der aktuellen Version nicht mehr nötig, da die Pomodoros auf Wunsch inzwischen direkt in iCal gespeichert werden können.
Außerdem ist es möglich, den Pomodoro-Timer mittels Tastatur-Shortcuts zu steuern. Für Unterbrechungen und das Weiterlaufenlassen des Pomodoros ist das sehr praktisch, da dafür nicht unbedingt zur Maus gegriffen werden muss.
Die Statistiken sind ebenfalls verbessert worden. Neben den Pomodoros werden nun auch Unterbrechungen aufgeführt. Außerdem kann man die Datenbank im CSV-Format exportieren und so die Daten mit anderen Programmen, wie zum Beispiel mit Numbers, weiter verarbeiten.
Die übrigen Einstellungsmöglichkeiten sind weitestgehend gleich geblieben. Hier ein Überblick der Konfigurationsmöglichkeiten, die auf Wunsch aktiviert werden können:
- Sprachausgabe der abgelaufenen Zeit
- Benachrichtigung per Growl
- Benachrichtigung per Twitter
- Starten von Applescripts zu den verschiedenen Zeitpunkten eines Pomodoros (Start, Ende, Start Unterbrechung, Ende Unterbrechung, usw.)
Fazit
Ugo Landini ist eine App gelungen, die sich ideal in den OS X Desktop integriert, unauffällig zur Verfügung steht und dabei ihre Aufgabe perfekt erledigt. Ich habe der App 5 von 5 Sternen im App Store gegeben.
Fokus und Effizienz mit dem Füller
2011-02-05 07:41 - Gespeichert in: Gehirn
Meistens schmunzeln die Leute um mich herum und sind ein wenig erstaunt, wenn ich meinen Füllfederhalter auspacke und beginne, mir in relativ gemächlichem Schreibtempo Notizen zu machen.
Sie sind es von mir eigentlich gewohnt, dass ich mit Laptop bewaffnet bin, das iPad im Anschlag habe und das Smart-Phone bediene. Oft ist das auch so: hier eine schnelle Notiz, die per Cloud in Nullzeit auf meinem Bürorechner landet. Dort ein Stichwort festgehalten, welches danach wie magisch in meiner Mail-Inbox auftaucht und auf die Verarbeitung wartet.
Wenn ich allerdings wichtige Themen behandle, dann sieht das bei mir ganz anders aus.
Für wirklich wichtige Dinge ist es also sehr vorteilhaft, wenn wir handschriftliche Notizen machen. Ich persönlich benutze dabei tatsächlich lieber einen Füller als einen Kugelschreiber. Denn mit dem Füller muss ich noch langsamer schreiben, als ich es mit dem Kugelschreiber täte. Er funktioniert sonst nicht richtig. Weder auf dem Papier, noch im Kopf.
Sie sind es von mir eigentlich gewohnt, dass ich mit Laptop bewaffnet bin, das iPad im Anschlag habe und das Smart-Phone bediene. Oft ist das auch so: hier eine schnelle Notiz, die per Cloud in Nullzeit auf meinem Bürorechner landet. Dort ein Stichwort festgehalten, welches danach wie magisch in meiner Mail-Inbox auftaucht und auf die Verarbeitung wartet.
Wenn ich allerdings wichtige Themen behandle, dann sieht das bei mir ganz anders aus.
Wenn ich tiefer in eine Sache einsteigen möchte, dann ist immer die Zeit für meinen papiernen Notizblock und meinen Füllfederhalter gekommen.
Wie von Anne Mangen von der University of Stavanger berichtet wird, führt das handschriftliche Festhalten von Gedanken zu mehreren vorteilhaften Effekten:
- Durch den motorischen Prozess des Schreibens werden mehr Regionen in unserem Gehirn aktiviert, als beim Tippen auf der Computer-Tastatur. Dadurch ist uns der Inhalt des Handgeschriebenen bewusster.
- Dadurch, dass man länger braucht, um die Gedanken zu Papier zu bringen, erreicht man zwei weitere Effekte:
- Erstens konzentriert man sich automatisch intensiver und länger auf eine Sache, als es beim schnellen Hintippen nötig wäre. Dadurch fokussiert man besser.
- Zweitens hat unser Gehirn durch die zum Schreiben benötigte Zeit die Gelegenheit, mehr Verbindungen mit bereits bekanntem Wissen herzustellen und so das Geschriebene und die damit verbundenen Gedanken tiefer zu verankern.
Für wirklich wichtige Dinge ist es also sehr vorteilhaft, wenn wir handschriftliche Notizen machen. Ich persönlich benutze dabei tatsächlich lieber einen Füller als einen Kugelschreiber. Denn mit dem Füller muss ich noch langsamer schreiben, als ich es mit dem Kugelschreiber täte. Er funktioniert sonst nicht richtig. Weder auf dem Papier, noch im Kopf.
Ein grüner Arbeitsplatz ist ein guter Arbeitsplatz
Wollen Sie nicht den Winter in Gedanken einmal hinter sich lassen? Stellen Sie sich doch einmal vor, es wäre Frühling oder Frühsommer. Die Sonne scheint. Sie sind draußen. Die warme Luft streift über Ihr Gesicht. Das Zwitschern der Vögel ist zu hören. Insekten schweben geschäftig kreuz und quer durch die Luft.
Stellen Sie sich vor, Sie würden auf einer leichten Anhöhe stehen. Sie blicken hinab auf eine saftige, grüne Wiese. Ein kleiner Bach schlängelt sich dort unten entlang. Am Rand eines bestellten Ackers stehen ein paar vereinzelte Obstbäume, deren Kronen sanft im Wind wiegen. Dieser Ort lädt zum Rasten ein.
Haben Sie dieses Bild? Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, es zu genießen. Schließen Sie Ihre Augen. Lassen Sie im Geiste die schönste Landschaft erscheinen, die sich sich ausdenken können. Riechen Sie die Sommerluft? Hören Sie das Zirpen, Zwitschern und Rascheln der geschäftigen Natur? Achten Sie auf das Plätschern des Bachs. Spüren Sie die warme Sonne auf Ihrem Gesicht? Vielleicht wollen Sie jetzt einmal tief durchatmen und sich beim Anblick dieser Idylle einfach wohl fühlen?
Dieses heimelige Gefühl, das der Anblick einer gepflegten Landschaft in unserem Kopf auslöst, die Ruhe, die ein langsam fließender Bach ausstrahlt, die Zuversicht, die ein bestellter Acker in uns auslöst. All diese Dinge berühren uns in unserem tiefsten Inneren. Es ist eine Erbschaft des jahrtausende alten Überlebenskampfes der Menschheit aus der Zeit, als unsere Ahnen noch in und mit der Natur gelebt haben. Als es für uns Menschen noch um das Überleben ging. Eine Zeit, in der das Wasser eines Bachs zum Leben notwendig war. In der die Gemeinschaft das Land bestellte und damit dem Einzelnen Nahrung und Schutz bot.
Diese Zeiten sind in unserer westlichen Welt natürlich schon lange vorbei. Das Erbe dieser alten Zeiten schlummert jedoch in uns. Es ist noch da. In jedem von uns.
Auch wenn heute moderne Stahl- und Glaspaläste unser Zuhause sind. Unsere Natur können wir auch im 21. Jahrhundert nicht ignorieren. Wir mögen Landschaften, die Hinweise auf Wasser und Nahrung geben. Landschaften, die Schutz und damit Sicherheit versprechen. Landschaften, denen man ansieht, dass sie von einer menschlichen Gemeinschaft geformt wurden.
Ja, wir lieben schöne Landschaften. Allerdings ist uns modernem Menschen das nicht immer bewusst. Ab und zu wird es jedoch offenkundig. Spätestens dann, wenn wir tief in unsere Geldbörse greifen, um den nächsten Urlaub in einer schönen Gegend zu buchen, nicht wahr?
Ist das gut so? Nein, natürlich nicht!
Der ältere Teil unseres Gehirns scheint für uns unbewusst laufend auf der Suche nach Hinweisen zu sein, die Anzeichen für Sicherheit und Geborgenheit in unserer Umgebung sein könnten. Diese gibt es aber in der künstlichen Bürowelt nicht und so sucht es weiter und wir sind nicht 100% bei unserer Arbeit.
Anders lässt sich die Beobachtung wohl kaum erklären, dass in Versuchen gemessen werden konnte, dass die Effizienz der Arbeit in Räumen mit Pflanzen signifikant höher ist, als in Räumen ohne Pflanzen.
Sicher hat jeder von uns schon einmal gelesen, dass Planzen die Büroluft reinigen und viele Menschen Pflanzen im Büro einfach mögen. Neurobiologen liefern eine weitere Erklärung für den positiven Effekt von Pflanzen. Sie vermuten, dass Pflanzen Assoziationen an Landschaften wecken. An jene kultivierte Landschaften, die das oben beschriebene Gefühl von Sicherheit und Gemeinschaft erzeugen.
Dieses Gefühl bewirkt, dass Sie sich die Ruhe und Gelassenheit auf etwas anderes als das reine Überleben konzentrieren können, zum Beispiel auf Ihre Arbeit.
Warum stellen Sie daher nicht einfach einige schöne Pflanzen in Ihrem Blickfeld auf? Schon ein paar grüne Topfpflanzen sind ausreichend und zeigen Wirkung. Je gepflegter die Pflanzen aussehen, desto besser.
Um seine Pflanzen gedeihen zu lassen, reicht in der Regel ein helles Plätzchen. Wenn Sie zwei bis dreimal in der Woche ein wenig Wasser geben, ein paar Blätter zupfen, und ein paar nette Worte an die Pflanze richten, wird sie es Ihnen mit gesundem Wachstum danken. Ich halte es zum Beispiel so, dass ich diese Pflege gerne in einer der vielen Pomodoro Pausen erledige.
Weiterführende Lesehinweise:
Der Einfluss unserer Herkunft auf unseren Arbeitsplatz:
http://www.gartentechnik.de/News/2005/10/27/neandertaler_am_schreibtisch/
Dr. Manfred Spitzer über die Wirkung der grünen Natur auf uns Menschen:
http://www.schattauer.de/en/magazine/subject-areas/journals-a-z/nervenheilkunde/contents/archive/issue/988/manuscript/12196/download.html
Stellen Sie sich vor, Sie würden auf einer leichten Anhöhe stehen. Sie blicken hinab auf eine saftige, grüne Wiese. Ein kleiner Bach schlängelt sich dort unten entlang. Am Rand eines bestellten Ackers stehen ein paar vereinzelte Obstbäume, deren Kronen sanft im Wind wiegen. Dieser Ort lädt zum Rasten ein.
Haben Sie dieses Bild? Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, es zu genießen. Schließen Sie Ihre Augen. Lassen Sie im Geiste die schönste Landschaft erscheinen, die sich sich ausdenken können. Riechen Sie die Sommerluft? Hören Sie das Zirpen, Zwitschern und Rascheln der geschäftigen Natur? Achten Sie auf das Plätschern des Bachs. Spüren Sie die warme Sonne auf Ihrem Gesicht? Vielleicht wollen Sie jetzt einmal tief durchatmen und sich beim Anblick dieser Idylle einfach wohl fühlen?
Dieses heimelige Gefühl, das der Anblick einer gepflegten Landschaft in unserem Kopf auslöst, die Ruhe, die ein langsam fließender Bach ausstrahlt, die Zuversicht, die ein bestellter Acker in uns auslöst. All diese Dinge berühren uns in unserem tiefsten Inneren. Es ist eine Erbschaft des jahrtausende alten Überlebenskampfes der Menschheit aus der Zeit, als unsere Ahnen noch in und mit der Natur gelebt haben. Als es für uns Menschen noch um das Überleben ging. Eine Zeit, in der das Wasser eines Bachs zum Leben notwendig war. In der die Gemeinschaft das Land bestellte und damit dem Einzelnen Nahrung und Schutz bot.
Diese Zeiten sind in unserer westlichen Welt natürlich schon lange vorbei. Das Erbe dieser alten Zeiten schlummert jedoch in uns. Es ist noch da. In jedem von uns.
Auch wenn heute moderne Stahl- und Glaspaläste unser Zuhause sind. Unsere Natur können wir auch im 21. Jahrhundert nicht ignorieren. Wir mögen Landschaften, die Hinweise auf Wasser und Nahrung geben. Landschaften, die Schutz und damit Sicherheit versprechen. Landschaften, denen man ansieht, dass sie von einer menschlichen Gemeinschaft geformt wurden.
Ja, wir lieben schöne Landschaften. Allerdings ist uns modernem Menschen das nicht immer bewusst. Ab und zu wird es jedoch offenkundig. Spätestens dann, wenn wir tief in unsere Geldbörse greifen, um den nächsten Urlaub in einer schönen Gegend zu buchen, nicht wahr?
Aber wie sieht unser heutiger Arbeitsplatz aus?
Die Eindrücke einer guten, einer schönen Landschaft sind aus unserer modernen Bürowelt verbannt. Unsere Arbeitswelt wird von nackter Funktionalität regiert. Ebene, farblose Flächen bestimmen das Antlitz unserer Büros. Die kahlen, leeren Flächen, die schlechte Luft und die rasselnden Lüfter der PCs verwirren unsere Sinne, statt sie zu beruhigen. Statt von Luft, Wasser, Tieren und Pflanzen sind wir umgeben von seelenlosen Dingen wie Telefonen, Tastaturen und Stahlschränken.Ist das gut so? Nein, natürlich nicht!
Der ältere Teil unseres Gehirns scheint für uns unbewusst laufend auf der Suche nach Hinweisen zu sein, die Anzeichen für Sicherheit und Geborgenheit in unserer Umgebung sein könnten. Diese gibt es aber in der künstlichen Bürowelt nicht und so sucht es weiter und wir sind nicht 100% bei unserer Arbeit.
Anders lässt sich die Beobachtung wohl kaum erklären, dass in Versuchen gemessen werden konnte, dass die Effizienz der Arbeit in Räumen mit Pflanzen signifikant höher ist, als in Räumen ohne Pflanzen.
Sicher hat jeder von uns schon einmal gelesen, dass Planzen die Büroluft reinigen und viele Menschen Pflanzen im Büro einfach mögen. Neurobiologen liefern eine weitere Erklärung für den positiven Effekt von Pflanzen. Sie vermuten, dass Pflanzen Assoziationen an Landschaften wecken. An jene kultivierte Landschaften, die das oben beschriebene Gefühl von Sicherheit und Gemeinschaft erzeugen.
Dieses Gefühl bewirkt, dass Sie sich die Ruhe und Gelassenheit auf etwas anderes als das reine Überleben konzentrieren können, zum Beispiel auf Ihre Arbeit.
Warum stellen Sie daher nicht einfach einige schöne Pflanzen in Ihrem Blickfeld auf? Schon ein paar grüne Topfpflanzen sind ausreichend und zeigen Wirkung. Je gepflegter die Pflanzen aussehen, desto besser.
Um seine Pflanzen gedeihen zu lassen, reicht in der Regel ein helles Plätzchen. Wenn Sie zwei bis dreimal in der Woche ein wenig Wasser geben, ein paar Blätter zupfen, und ein paar nette Worte an die Pflanze richten, wird sie es Ihnen mit gesundem Wachstum danken. Ich halte es zum Beispiel so, dass ich diese Pflege gerne in einer der vielen Pomodoro Pausen erledige.
Weiterführende Lesehinweise:
Der Einfluss unserer Herkunft auf unseren Arbeitsplatz:
http://www.gartentechnik.de/News/2005/10/27/neandertaler_am_schreibtisch/
Dr. Manfred Spitzer über die Wirkung der grünen Natur auf uns Menschen:
http://www.schattauer.de/en/magazine/subject-areas/journals-a-z/nervenheilkunde/contents/archive/issue/988/manuscript/12196/download.html
6 Wunderfragen zum Durchstarten bei einem Hänger
2009-10-17 13:00 - Gespeichert in: Tipp
Es gibt sie, die Hänger. Jeder hat es schon erlebt, dass bei der Bearbeitung einer Aufgabe, beim Durchführen einer Tätigkeit plötzlich so eine Art Leerlauf eintritt. Wir ertappen uns dabei, dass wir auf der Stelle treten.
Nun muss es nicht immer sofort die Prokrastination sein, die dort zuschlägt. Es kann sein, dass man einfach nur in einer Sackgasse gelandet ist. Vielleicht braucht man auch einen Moment der Orientierung, um seine Aufgabe weiter zu bearbeiten. Oder man ist ein wenig erschöpft, und sollte eine Pause einlegen, um mit frischer Energie wieder an der Erreichung seiner Ziele arbeiten zu können.
Es ist bereits ein entscheidender Vorteil, dass man sich darüber im Klaren ist, dass man fest steckt. Nun gilt es, sich systematisch aus diesem Produktivitäts-Loch heraus zu holen.
Mit den folgenden 6 Fragen verschafft man sich Klarheit über seine Position. Wie der Seefahrer in alten Tagen mit dem Sextanten seine Position bestimmt hat, um die einzuschlagende Richtung zu ermitteln, sollten auch wir unsere momentane Lage bestimmen, um neu durchzustarten.
Danach ist es fast schon einfach, wieder in Richtung eigene Ziele weiter zu kreuzen.
Dabei spielen auch Aspekte der persönlichen Entwicklung und Verbesserung eine Rolle. Es berüht die Frage: wie werde ich mich verändern?. Wir sollten uns auch bewußt machen, ob sich eine Verbesserung des eigenen Umfelds ergeben wird. Wie stark hilft es anderen, was ich tue?
Wenn klar wird, dass man durch die Erledigung der Aufgabe für sich und Andere Gutes tut, steigt die Motivation automatisch.
Wenn umgekehrt bei der Beantwortung dieser Frage absolut nichts Positives herauskommt, ist das ein deutliches Zeichen dafür, dass man die aktuelle Tätigkeit einfach sein lassen sollte. Warum sollten Sie etwas tun, was weder Ihnen noch Anderen einen Vorteil bringt? Warum kostbare Energie in etwas stecken, dass nichts bringt?
Bei fremdgesteuerten Tätigkeiten, sieht die Sache fast genaus so aus. Wenn Sie etwas für Ihren Chef, für Ihr Unternehmen tun, dann ist der eigene Gewinn oft eher indirekter Natur. Durch Ihre Tätigkeit binden Sie vielleicht einen Kunden enger an Ihr Unternehmen. Das wiederum kommt Ihnen dann mittel- und langffristig zu Gute.
Egal wo dieser Gewinn liegt, machen Sie ihn sich bewußt! Ohne konkrete Aussicht auf einen Gewinn wird es Ihnen unnötig schwer fallen, sich zur Bearbeitung der anstehenden Aufgabe zu motivieren.
Egal was Sie herausfinden werden, eliminieren Sie es! Was immer Sie stört, gehört aus dem Weg geschafft! Wenn es die unerledigte Aufgabe ist, planen Sie deren Erledigung, damit der Drang sich damit zu beschäftigen nachlässt. Reicht das nicht, dann müssen Sie die andere Aufgabe vielleicht vorziehen und sofort erledigen. Probieren Sie aus was funktioniert.
Wenn es ein Termin ist, prüfen Sie, ob er sich verschieben lässt. Wenn nicht, versuchen Sie, das Positive aus diesem Termin zu ziehen. Ist es der Abgabetermin für Ihre Aufgabe, sagen Sie sich: "Prima, dann bin ich endlich fertig!" Ist es ein anderer Termin, dann machen Sie sich den Nutzen des erwarteten Ergebnisses dieses Termins bewußt. Dieses Ergebnis sollte ebenfalls etwas Positives sein und Ihnen zu Gute kommen. Wenn Sie absolut überhaupt nichts Positives aus dem störenden Termin ziehen können, dann sagen Sie ihn ab. Würden Sie Nachteile durch diese Absage erfahren, dann haben sie damit das "Positive" des Termins gefunden. Fügen Sie sich mit einem Schulterzucken und wenden Sie sich wieder Ihrer aktuellen, wichtigeren Aufgabe zu. Manchmal gibt es Situationen, die sind einfach unausweichlich. Es ist nutzlose Energieverschwendung mit diesen Unausweichlichkeiten zu hadern. Sehen Sie solche Situationen als einen Grund mehr an, sich um so intensiver mit den eigenen, wichtigen, schönen Aufgaben zu beschäftigen!
Seine Aufgaben dennoch zu erledigen, das macht den Unterschied zwischen Erfolg und Mißerfolg aus.
Nun muss es nicht immer sofort die Prokrastination sein, die dort zuschlägt. Es kann sein, dass man einfach nur in einer Sackgasse gelandet ist. Vielleicht braucht man auch einen Moment der Orientierung, um seine Aufgabe weiter zu bearbeiten. Oder man ist ein wenig erschöpft, und sollte eine Pause einlegen, um mit frischer Energie wieder an der Erreichung seiner Ziele arbeiten zu können.
Es ist bereits ein entscheidender Vorteil, dass man sich darüber im Klaren ist, dass man fest steckt. Nun gilt es, sich systematisch aus diesem Produktivitäts-Loch heraus zu holen.
Mit den folgenden 6 Fragen verschafft man sich Klarheit über seine Position. Wie der Seefahrer in alten Tagen mit dem Sextanten seine Position bestimmt hat, um die einzuschlagende Richtung zu ermitteln, sollten auch wir unsere momentane Lage bestimmen, um neu durchzustarten.
Danach ist es fast schon einfach, wieder in Richtung eigene Ziele weiter zu kreuzen.
6 Fragen, um sich auf das Problem zu fokussieren
Im Prinzip helfen, um wieder voran zu kommen, die Fragen weiter, die man sich bei der wöchentlichen Durchsicht zu jedem Projekt selbst so oder so ähnlich fragt:1. Was will ich?
Diese Frage hilft, das Ziel zu konkretisieren. Wenn wir uns selbst unser Ziel beschreiben, es uns vorstellen, dann wird klarer, wohin wir wollen. Es hilft sehr, sich das erwünschte Ziel so realistisch wie möglich vorzustellen:- wie sieht es aus?
- wie fühlt es sich an?
- wie riecht es?
- wie schmeckt es?
- wie hört es sich an?
- wie würde ich anderen davon erzählen, wie ich mein Ziel erreicht habe?
2. Was werde ich davon haben?
Unsere Motivation hängt auch davon ab, was wir konkret für einen Gewinn aus der Sache erzielen werden. Mit Gewinn ist nicht der materielle Gewinn gemeint. Dieser kann zwar auch eine Rolle spielen, wichtiger ist aber der persönliche Gewinn aus der Fertigstellung der aktuellen Aktion, des aktuellen Projekts, aus dem Erreichen des Ziels.Dabei spielen auch Aspekte der persönlichen Entwicklung und Verbesserung eine Rolle. Es berüht die Frage: wie werde ich mich verändern?. Wir sollten uns auch bewußt machen, ob sich eine Verbesserung des eigenen Umfelds ergeben wird. Wie stark hilft es anderen, was ich tue?
Wenn klar wird, dass man durch die Erledigung der Aufgabe für sich und Andere Gutes tut, steigt die Motivation automatisch.
Wenn umgekehrt bei der Beantwortung dieser Frage absolut nichts Positives herauskommt, ist das ein deutliches Zeichen dafür, dass man die aktuelle Tätigkeit einfach sein lassen sollte. Warum sollten Sie etwas tun, was weder Ihnen noch Anderen einen Vorteil bringt? Warum kostbare Energie in etwas stecken, dass nichts bringt?
Bei fremdgesteuerten Tätigkeiten, sieht die Sache fast genaus so aus. Wenn Sie etwas für Ihren Chef, für Ihr Unternehmen tun, dann ist der eigene Gewinn oft eher indirekter Natur. Durch Ihre Tätigkeit binden Sie vielleicht einen Kunden enger an Ihr Unternehmen. Das wiederum kommt Ihnen dann mittel- und langffristig zu Gute.
Egal wo dieser Gewinn liegt, machen Sie ihn sich bewußt! Ohne konkrete Aussicht auf einen Gewinn wird es Ihnen unnötig schwer fallen, sich zur Bearbeitung der anstehenden Aufgabe zu motivieren.
3. Was hindert mich?
Die Beschäftigung mit dieser Frage führt manchmal zu einem Aha-Erlebnis. Wenn Sie beginnen, über das nachzudenken, was Sie daran hindert, die aktuelle Aufgabe zu erledigen, dann identifizieren Sie automatisch Störungen. Oft sind es unbewußte Störungen: eine andere unerledigte Aufgabe, ein unpassender Termin, Unsicherheiten wegen fehlender Informationen.Egal was Sie herausfinden werden, eliminieren Sie es! Was immer Sie stört, gehört aus dem Weg geschafft! Wenn es die unerledigte Aufgabe ist, planen Sie deren Erledigung, damit der Drang sich damit zu beschäftigen nachlässt. Reicht das nicht, dann müssen Sie die andere Aufgabe vielleicht vorziehen und sofort erledigen. Probieren Sie aus was funktioniert.
Wenn es ein Termin ist, prüfen Sie, ob er sich verschieben lässt. Wenn nicht, versuchen Sie, das Positive aus diesem Termin zu ziehen. Ist es der Abgabetermin für Ihre Aufgabe, sagen Sie sich: "Prima, dann bin ich endlich fertig!" Ist es ein anderer Termin, dann machen Sie sich den Nutzen des erwarteten Ergebnisses dieses Termins bewußt. Dieses Ergebnis sollte ebenfalls etwas Positives sein und Ihnen zu Gute kommen. Wenn Sie absolut überhaupt nichts Positives aus dem störenden Termin ziehen können, dann sagen Sie ihn ab. Würden Sie Nachteile durch diese Absage erfahren, dann haben sie damit das "Positive" des Termins gefunden. Fügen Sie sich mit einem Schulterzucken und wenden Sie sich wieder Ihrer aktuellen, wichtigeren Aufgabe zu. Manchmal gibt es Situationen, die sind einfach unausweichlich. Es ist nutzlose Energieverschwendung mit diesen Unausweichlichkeiten zu hadern. Sehen Sie solche Situationen als einen Grund mehr an, sich um so intensiver mit den eigenen, wichtigen, schönen Aufgaben zu beschäftigen!
4. Was ist mir wichtig an dieser Tätigkeit?
Sie haben oben schon beantwortet, was Sie davon haben werden, wenn Sie Ihr Ziel erreicht haben. Hier wird jetzt herausgearbeitet, welche Details bei der Erledigung der aktuellen Aufgabe Ihrer Aumerksamkeit bedürfen. Das hilft Ihnen, einen Großteil Ihrer Energie in die wirklich wichtigen Aspekte Ihrer Aufgabe zu stecken. Ihre Energie ist kostbar und begrenzt. Verschwenden Sie sie nicht nach dem Gieskannen-Prinzip. Eine bessere Effizienz erreichen Sie, wenn Sie sich gezielt auf die Teile der Aufgabe konzentrieren, die Ihnen den größten Nutzen bringen. Untersuchen Sie hier insbesondere auch die Möglichkeit, Teilaufgaben delegieren zu können und sich selbst um die wichtigen Komponenten zu kümmern.5. Was funktioniert gut?
Mit dieser Frage ermitteln Sie die Beschleuniger, die Sie für Ihre Aufgabe ausnutzen können. Das können Strategien sein, die in der Vergangenheit bereits erfolgreich funktioniert haben. Es können Gewohnheiten und Routinen sein, die Sie ohne großen Aufwand anwenden können und die bei der Erledigung der aktuellen Aufgabe von Nutzen sein können. Das können andere Menschen sein, die Ihnen gerne hilfreich bei Seite stehen würden. Sei es dadurch, dass Sie an diese Menschen Teilaufgaben delegieren können, Gedanken austauschen oder einfach, dass mit gemeinsamer Arbeitskraft das doppelte Pensum geschafft wird. Lassen Sie Ihrer Phantasie freien Lauf und schöpfen Sie aus Ihren Erfahrungen.6. Was könnte besser laufen?
Nach der Beantwortung der ersten 5 Fragen fällt es Ihnen in der Regel nicht schwer zu erkennen, was besser laufen könnte. Notieren Sie sich die Erkenntnisse und setzen Sie sie um. Brauchen Sie mehr Manpower? Holen Sie sich Kollegen oder Partner. Brauchen Sie mehr Input? Holen Sie sich die fehlende Inspiration oder die fehlende Information. War es nur das verlorene Ziel? Dann schreiben Sie es sich auf, damit Sie bei der nächsten Krise schneller wieder auf Kurs gehen können!Fazit
Es ist völlig normal, dass wir mit unseren Tätigkeiten nicht immer im Fluss sind. Es ist völlig normal, dass man Verschnaufpausen braucht, dass man auch einmal auf der Stelle tritt. Dafür sind wir alle Menschen und keine Maschinen.Seine Aufgaben dennoch zu erledigen, das macht den Unterschied zwischen Erfolg und Mißerfolg aus.
Überall Daten sammeln...
An unserem Arbeitsplatz haben wir unsere Inbox und einen Notizblock. Es ist für uns kein Problem, die verschiedenen Informationen, auf die wir während des Tages stoßen, fest zu halten, zu sammeln.
Anders sieht es aus, wenn wir unterwegs sind. Egal ob wir auf einem Kundenbesuch oder beim Einkaufen sind. Egal ob wir gerade durch den Wald joggen oder in den Urlaub fahren. Überall könnten wichtige Informationen auftauchen, die in unser System sollten, ja müssen!
Für diese Fälle sollten wir die entsprechenden Routinen zur mobilen Datenerfassung etabliert haben, damit das Festhalten dieser Informationen leicht von der Hand geht und unser Kopf frei für die wichtigen Dinge ist.
Spielen wir eine solche Situation einmal durch: Stellen Sie sich vor, Sie sind auf dem Weg zu einem Kunden und kommen unterwegs an einem Schaufenster eines Möbelgeschäftes vorbei, in dem die Couch steht, die Sie sich gut in Ihrem Wohnzimmer vorstellen könnten. Wegen des Kundentermins haben Sie keine Zeit in das Geschäft zu gehen. Sie können die Sache im Moment nicht erledigen. Deshalb muss die Information, dass es dort einen potentiellen Couch-Kandidat gibt, in Ihr System, in Ihre Inbox. Aber wie?
Anhalten, rechts heran fahren. Notizblock hervor kramen, Titel „Couch ansehen“ notieren. Dann eine kleine Beschreibung erfassen: „grün, schicker Cordbezug, mit 4 Stahlbeinen“. Natürlich darf der Ort nicht fehlen: „Ekia Möbel, Dorftstraße 1“. Den beschriebenen Zettel nehmen wir aus dem Notizblock und legen den Block wieder zurück. Fast fertig! Denn es stellt sich nun die Frage: „Wohin mit dem Zettel?“. In die Hemdtasche? Oder in die Brieftasche? Wenn Sie sich es zur Routine gemacht haben, dass Sie Ihre Brieftasche beim Nachhausekommen in Ihre Inbox werfen, um die unterwegs angefallenen Quittungen und Bons zu verarbeiten, dann wäre das sicherlich die beste Wahl.
Es geht aber auch einfacher! Nutzen Sie Ihr Handy als Datensammler. Je nachdem was für ein Modell Sie haben, kann Ihr Handy möglicherweise Text-Notizen erfassen. Es kann vielleicht Sprachaufzeichnungen aufnehmen, was ein extrem schnelles Festhalten von Informationen ermöglichen würde! Kann es Fotos aufnehmen? Vielleicht sogar mit Ortsinformationen, die dem Foto durch den eingebauten GPS-Chip hinzugefügt werden? Sollte Ihr Handy über solche Funktionen verfügen, nutzen Sie sie. Sie haben es schließlich immer dabei! Durch die Foto-Funktion, die GPS-Funktion und durch die Sprachaufzeichnung ist es unterwegs auf jeden Fall nützlicher als ein Notizblock!
Nach diesen Überlegungen ist klar, was beim Entdecken der schicken Couch gemacht werden sollte:
Damit dieses mobile Erfassungssystem auch funktioniert, muss es in Ihre Routinen eingebaut werden. Wenn Sie Ihr Handy regelmäßig bei sich führen, haben sie einen wichtigen Teil dieser Routine schon umgesetzt. Der zweite Teil ist, die unterwegs gesammelten Daten in Ihre Ablagen einzupflegen. Mit anderen Worten: aus den Daten Referenz-Material zu machen, Projekte zu erstellen und die nächsten Aktionen festzulegen.
Wenn Sie von unterwegs zurückkehren, gehört das Handy also in die Inbox. Beim Abarbeiten der Inbox werden dann einmal alle Speicherorte auf dem Handy überprüft und deren Inhalte in das System übertragen. Nach der Übertragung werden die Daten auf dem Handy gelöscht. Alle Speicherorte des Handys (Fotos, Notizen, Sprachaufzeichnungen) müssen geleert werden und die Inhalte in das System übertragen werden. Nur wenn Sie sich immer sicher sein können, dass keine Information aus dem Handy verloren geht oder übersehen wird, werden Sie diesem starken Erfassungssystem vertrauen!
Falls Ihr Handy über die Möglichkeit der Synchronisation verfügt, um so besser! Nutzen Sie sie! Falls Sie Adressen und Kalenderinformationen auf diese Art in Ihr System übernehmen können, wunderbar! Was für eine Produktivitäts-Beschleunigung!
Nach der Übertragung der Daten in das System fällt es Ihnen leicht, die sich ergebenden nächsten Aktionen zu erfassen. Um zum Beispiel mit der Couch zurück zu kommen, würden beim Übertragen des Fotos in die Fotosammlung folgende Tätigkeiten anfallen:
Fertig. Alles ist an seinem Platz und der Kopf ist frei für die nächste Sache!
Anders sieht es aus, wenn wir unterwegs sind. Egal ob wir auf einem Kundenbesuch oder beim Einkaufen sind. Egal ob wir gerade durch den Wald joggen oder in den Urlaub fahren. Überall könnten wichtige Informationen auftauchen, die in unser System sollten, ja müssen!
Für diese Fälle sollten wir die entsprechenden Routinen zur mobilen Datenerfassung etabliert haben, damit das Festhalten dieser Informationen leicht von der Hand geht und unser Kopf frei für die wichtigen Dinge ist.
Fallbeispiel: Entdeckung eines Möbelstücks
Spielen wir eine solche Situation einmal durch: Stellen Sie sich vor, Sie sind auf dem Weg zu einem Kunden und kommen unterwegs an einem Schaufenster eines Möbelgeschäftes vorbei, in dem die Couch steht, die Sie sich gut in Ihrem Wohnzimmer vorstellen könnten. Wegen des Kundentermins haben Sie keine Zeit in das Geschäft zu gehen. Sie können die Sache im Moment nicht erledigen. Deshalb muss die Information, dass es dort einen potentiellen Couch-Kandidat gibt, in Ihr System, in Ihre Inbox. Aber wie?
Anhalten, rechts heran fahren. Notizblock hervor kramen, Titel „Couch ansehen“ notieren. Dann eine kleine Beschreibung erfassen: „grün, schicker Cordbezug, mit 4 Stahlbeinen“. Natürlich darf der Ort nicht fehlen: „Ekia Möbel, Dorftstraße 1“. Den beschriebenen Zettel nehmen wir aus dem Notizblock und legen den Block wieder zurück. Fast fertig! Denn es stellt sich nun die Frage: „Wohin mit dem Zettel?“. In die Hemdtasche? Oder in die Brieftasche? Wenn Sie sich es zur Routine gemacht haben, dass Sie Ihre Brieftasche beim Nachhausekommen in Ihre Inbox werfen, um die unterwegs angefallenen Quittungen und Bons zu verarbeiten, dann wäre das sicherlich die beste Wahl.
Es geht aber auch einfacher! Nutzen Sie Ihr Handy als Datensammler. Je nachdem was für ein Modell Sie haben, kann Ihr Handy möglicherweise Text-Notizen erfassen. Es kann vielleicht Sprachaufzeichnungen aufnehmen, was ein extrem schnelles Festhalten von Informationen ermöglichen würde! Kann es Fotos aufnehmen? Vielleicht sogar mit Ortsinformationen, die dem Foto durch den eingebauten GPS-Chip hinzugefügt werden? Sollte Ihr Handy über solche Funktionen verfügen, nutzen Sie sie. Sie haben es schließlich immer dabei! Durch die Foto-Funktion, die GPS-Funktion und durch die Sprachaufzeichnung ist es unterwegs auf jeden Fall nützlicher als ein Notizblock!
Nach diesen Überlegungen ist klar, was beim Entdecken der schicken Couch gemacht werden sollte:
- rechts heran fahren
- Handy herausholen
- ein Foto machen, auf dem die Couch und der Name des Möbelgeschäfts zu sehen ist (der Ort wird durch GPS festgehalten)
- weiter fahren
Erfasste Daten ins System bringen
Damit dieses mobile Erfassungssystem auch funktioniert, muss es in Ihre Routinen eingebaut werden. Wenn Sie Ihr Handy regelmäßig bei sich führen, haben sie einen wichtigen Teil dieser Routine schon umgesetzt. Der zweite Teil ist, die unterwegs gesammelten Daten in Ihre Ablagen einzupflegen. Mit anderen Worten: aus den Daten Referenz-Material zu machen, Projekte zu erstellen und die nächsten Aktionen festzulegen.
Wenn Sie von unterwegs zurückkehren, gehört das Handy also in die Inbox. Beim Abarbeiten der Inbox werden dann einmal alle Speicherorte auf dem Handy überprüft und deren Inhalte in das System übertragen. Nach der Übertragung werden die Daten auf dem Handy gelöscht. Alle Speicherorte des Handys (Fotos, Notizen, Sprachaufzeichnungen) müssen geleert werden und die Inhalte in das System übertragen werden. Nur wenn Sie sich immer sicher sein können, dass keine Information aus dem Handy verloren geht oder übersehen wird, werden Sie diesem starken Erfassungssystem vertrauen!
Falls Ihr Handy über die Möglichkeit der Synchronisation verfügt, um so besser! Nutzen Sie sie! Falls Sie Adressen und Kalenderinformationen auf diese Art in Ihr System übernehmen können, wunderbar! Was für eine Produktivitäts-Beschleunigung!
Nach der Übertragung der Daten in das System fällt es Ihnen leicht, die sich ergebenden nächsten Aktionen zu erfassen. Um zum Beispiel mit der Couch zurück zu kommen, würden beim Übertragen des Fotos in die Fotosammlung folgende Tätigkeiten anfallen:
- Nächste Aktion „Termin für Besuch Möbelgeschäft festlegen“ im Projekt „Wohnung verschönern“ eintragen
- Adresse Möbelgeschäft heraussuchen und in die Adressdatenbank übernehmen
- Foto in das Album „schöne Möbel“ speichern
Fertig. Alles ist an seinem Platz und der Kopf ist frei für die nächste Sache!
Meine Art mein Handy zu nutzen
2009-08-01 13:58 - Gespeichert in: Bericht
Das Handy ist ein unschätzbar wertvolles Werkzeug. Damit ich keine Gelegenheit oder Chance verpasse, nutze ich es, um sämtliche merkenswerten Informationen überall zu erfassen.
Ich pflege meine Kontaktinformationen, wie Telefonnumern und Adressen auch unterwegs.
Das Handy muss mich dabei komplett unterstützen: Erfassen, Bearbeiten, Ergänzen und Löschen der Daten sind ein Muss. Das ganze wird durch einen ausreichend großen Bildschirm und durch eine QUERTZ-Tastatur unterstützt. Meine Erfahrung ist, dass sich bei einem zu kleinen Bildschirm leicht Fehler in die Daten einschleichen. Und wenn die Tastatur nicht von ausreichender Qualität ist, wird die Datenpflege zur Qual und unbewusst abgelehnt. Beides wäre schlecht!
Auch unterwegs können sich Termininformationen ändern. Zu- und Absagen per E-Mail oder per Telefon pflege ich zeitnah im Kalender ein. Es ist wichtig, dass mein Kalender stets aktuell ist. Es steigert meine Reputation und das Vertrauen meiner Kunden in mich, wenn ich für den Kunden gute Termine mache und ich sie immer einhalten kann.
Wer seine Gedanken auf Zettelchen notiert, der hat sicher schon einmal die Situation erlebt, dass er irgendwann einen Zettel "wieder" gefunden hat. Meist ist die notierte Information dann schon ein wenig veraltet. Anstatt zur Abhilfe alle Zettel von unterwegs in die gleiche Hosentasche zu stopfen, um sie im Büro oder zu Hause in die Inbox zu werfen, erfasse ich meine Notizen im Handy. Diese lassen sich später synchronisieren. Der Vorteil liegt auf der Hand: Bei Notizen, die zu Referenzmaterial, zu Projekten oder zu Next Actions werden, erspare ich mir die doppelte Erfassung. Die Informationen kann ich leicht per 'Copy and Paste' in mein System einpflegen.
Eine gute Notizsoftware auf dem Handy vergibt der Notiz ausserdem ein Datum und eine Uhrzeit, so dass ich diese nicht explizit erfassen muss.
Notizen können aber nicht nur textuell erfasst werden, sondern auch akustisch. Gerade wenn komplizierte oder umfangreiche Informationen schnell erfasst werden müssen, kann die Diktiersoftware punkten. Später können die Sprachnotizen in Ruhe transkribiert werden.
Statt etwas als Notiz zu erfassen, mache ich oft einfach ein Foto. Hierbei gibt es vielfältige Anwendungsmöglichkeiten: Fotos von Personen ordne ich später den entsprechenden Kontakten zu.
Ich fotografiere Gegenstände als Gedächtnisstütze oder um etwas zu dokumentieren. Ich fotografiere Visitenkarten oder Adressschilder an Bürogebäuden, um die Kontaktinformationen später zu verarbeiten. Mein Handy speichert in den Fotos mittels GPS auch den Ort der Aufnahme, so dass ich auch später noch nachvollziehen kann, wo ein Foto gemacht wurde.
Mindestens genauso wichtig wie das bequeme Erfassen der Daten, ist das Übertragen in mein System. Wenn ich zurück ins Büro komme, müssen diese Daten mit ein, zwei Handgriffen vollständig und sicher synchronisiert werden. Wichtig ist mir dabei, dass alle Informationen in eine einzige Datenbank gehen. Anders ausgedrückt: ich haben genau einen Kalender, genau ein Adressbuch, genau einen Notizblock und genau eine Fotoschublade! Ich vermeide doppelte Datenhaltung.
Moderne Handys sind geniale Helfer. Wenn wir möchten, unterstützen Sie uns bei der Pflege unserer Daten und sorgen dafür, dass unterwegs erfasste Informationen leicht in unser System eingepflegt werden können. Wenn die oben beschriebene Funktionalität gegeben ist, heisst es sie zu nutzen. Je routinierter wir diese Funktionen nutzen, desto besser der Effekt auf unsere Produktivität.
Datenpflege
Ich pflege meine Kontaktinformationen, wie Telefonnumern und Adressen auch unterwegs.
Auch unterwegs können sich Termininformationen ändern. Zu- und Absagen per E-Mail oder per Telefon pflege ich zeitnah im Kalender ein. Es ist wichtig, dass mein Kalender stets aktuell ist. Es steigert meine Reputation und das Vertrauen meiner Kunden in mich, wenn ich für den Kunden gute Termine mache und ich sie immer einhalten kann.
Wer seine Gedanken auf Zettelchen notiert, der hat sicher schon einmal die Situation erlebt, dass er irgendwann einen Zettel "wieder" gefunden hat. Meist ist die notierte Information dann schon ein wenig veraltet. Anstatt zur Abhilfe alle Zettel von unterwegs in die gleiche Hosentasche zu stopfen, um sie im Büro oder zu Hause in die Inbox zu werfen, erfasse ich meine Notizen im Handy. Diese lassen sich später synchronisieren. Der Vorteil liegt auf der Hand: Bei Notizen, die zu Referenzmaterial, zu Projekten oder zu Next Actions werden, erspare ich mir die doppelte Erfassung. Die Informationen kann ich leicht per 'Copy and Paste' in mein System einpflegen.
Eine gute Notizsoftware auf dem Handy vergibt der Notiz ausserdem ein Datum und eine Uhrzeit, so dass ich diese nicht explizit erfassen muss.
Notizen können aber nicht nur textuell erfasst werden, sondern auch akustisch. Gerade wenn komplizierte oder umfangreiche Informationen schnell erfasst werden müssen, kann die Diktiersoftware punkten. Später können die Sprachnotizen in Ruhe transkribiert werden.
Ich fotografiere Gegenstände als Gedächtnisstütze oder um etwas zu dokumentieren. Ich fotografiere Visitenkarten oder Adressschilder an Bürogebäuden, um die Kontaktinformationen später zu verarbeiten. Mein Handy speichert in den Fotos mittels GPS auch den Ort der Aufnahme, so dass ich auch später noch nachvollziehen kann, wo ein Foto gemacht wurde.
Synchronisation
Mindestens genauso wichtig wie das bequeme Erfassen der Daten, ist das Übertragen in mein System. Wenn ich zurück ins Büro komme, müssen diese Daten mit ein, zwei Handgriffen vollständig und sicher synchronisiert werden. Wichtig ist mir dabei, dass alle Informationen in eine einzige Datenbank gehen. Anders ausgedrückt: ich haben genau einen Kalender, genau ein Adressbuch, genau einen Notizblock und genau eine Fotoschublade! Ich vermeide doppelte Datenhaltung.
Fazit
Moderne Handys sind geniale Helfer. Wenn wir möchten, unterstützen Sie uns bei der Pflege unserer Daten und sorgen dafür, dass unterwegs erfasste Informationen leicht in unser System eingepflegt werden können. Wenn die oben beschriebene Funktionalität gegeben ist, heisst es sie zu nutzen. Je routinierter wir diese Funktionen nutzen, desto besser der Effekt auf unsere Produktivität.
