Meetings in der Timebox

Nutzen Sie die Timeboxing Technik, um Ihre Meetings zu steuern und mehr Effizienz zu erreichen.
Lernen Sie durch den Einsatz in Ihrem Unternehmen:

  • wie Timeboxing bei Meetings funktioniert

  • wie Sie es erfolgreich einführen

  • wie Sie den anfänglichen Widerständen gegen diese effiziente Methode begegnen

Mit der Timeboxing Methode schaffen Sie für Ihre Meetings objektive Rahmenbedingungen, die für alle Beteiligte transparent und nachvollziehbar sind. Erleben Sie, wie nach der Einführungsphase die Meetings besser planbar, produktiver und damit effizienter werden.

Vier-Fragen Methode

Für regelmäßig stattfindende Meetings (Jour Fixe) können Sie eine Fragetechnik nutzen, die Ihre Mitarbeiter nicht nur im Meeting, sondern insbesondere dann wann es wichtig ist, nämlich in der Zeit zwischen den Meetings, aktiviert.
Nutzen Sie die psychologische Wirkung, die hinter den folgenden Fragen steht:
  • Was habe ich seit dem letzten Meeting erreicht?

  • Welche Probleme habe ich gelöst?

  • Welche Probleme habe ich noch?

  • Was will ich bis zum nächsten Meeting erreichen?

Bringen Sie Ihre Mitarbeiter dazu, nicht nur Ergebnisse zu liefern, wenn der Druck groß ist. Sondern gewohnheitsmäßig. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter sich über Probleme und deren Lösungen austauschen, damit das Unternehmens Know-how besser verteilt wird. Bringen Sie wieder Substanz in jedes Jour Fixe.
Mehr dazu auf der Seite der
Lifehacker Methoden.

Mit Karsten Schulz zum AFNB Symposium

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Dieses Jahr möchte ich gerne gemeinsam mit Ihnen am Frühjahrssymposium des AFNB teilnehmen. Diese interessante Veranstaltung steht unter dem Motto "Wie wir die Erkenntnisse der Gehirnforschung für mehr Kreativität und innovative Ideen in Unternehmen nutzen können". Ich würde mich sehr über Ihr Kommen freuen.

Karten zu dieser Veranstaltung gibt es im Webshop der Lifehacker Seminare. Das reguläre Ticket für die Teilnahme kostet 50,- €. Die Abonnenten meines Newsletters bekommen einen Coupon-Code, der dazu genutzt werden kann, ein ermäßigtes Ticket für 30,- € zu bestellen. Deshalb nutzen Sie die Gelegenheit und melden Sie sich hier zum Newsletter an!

Gastbeitrag: Die Psychologie der Pünktlichkeit

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Ich freue mich sehr darüber Ihnen einen Gastbeitrag der Diplom Psychologin Galina Dedova präsentieren zu können. Es geht um Zeit, Pünktlichkeit, Unpünktlichkeit und was das alles mit unserer Persönlichkeit zu tun haben könnte.
Galina Dedova bietet hauptsächlich Kurzzeitberatung und Coaching mit den Schwerpunkten zwischenmenschliche Konflikte, belastende Gewohnheiten sowie Umgang mit Leistung an. Außerdem arbeitet sie als Coach unter anderem in den Bereichen Zeitmanagement und Leistungssteigerung.
Viel Spaß bei der Lektüre, die nicht nur die Hintergründe unseres Zeitempfindens beleuchtet, sondern auch Lösungsansätze aufzeigt.

Sind Sie schon pünktlich oder schleppen Sie sich noch hinter sich her?


Der eine wartet, dass die Zeit sich wandelt.
Der andere packt sie an und handelt.

Dante Alighiere

Wir alle sind mit den wunderbaren Mechanismen des Zeitempfindens ausgerüstet. Das „mentale Timing“ entsteht im komplexen Zusammenspiel von Aufmerksamkeit, Wahrnehmung und Gedächtnis, so die Neurowissenschaftler. Es gibt im eigentlichen Sinne keine Zeitwahrnehmung, nur die Wahrnehmung in der Zeit, wenn man ganz korrekt bleiben möchte.
Jeder gesunder Mensch verfügt über die Fähigkeit, sich in der Zeit gut orientieren zu können. Diese Fähigkeit kann man dennoch sehr unterschiedlich nutzen. Wir können uns in der Zeit souverän fühlen und souverän bewegen, in diesem Fall erleben wir die Zeit viel weiträumiger. Wenn man sich für eine Handlung so viel Zeit nimmt, wie man braucht, wird auch die Tiefe der Zeit spürbar, was die Zeitempfindung dehnt. In so einem Zeitrahmen, den wir uns wohlgemerkt selbst einräumen, befinden wir uns gleichzeitig in einem sogenannten Ressourcenzustand. Das heißt, wir haben einen guten Zugang genau zu den kognitiven und motorischen Fähigkeiten, die wir gerade brauchen.

Stress


Eine weitere Variante, sich in der Zeit zu orientieren, ist jedem bekannt- sich unter Stress setzen, sich Druck zu erzeugen. Für eine Zeitorientierung, deren Rahmen auf Stress und Druck ausgerichtet ist, braucht man keinen Zeitmangel. Allein die Einstellung- „ich habe keine Zeit“- reicht schon. Wir sind nicht gestresst, weil wir keine Zeit haben. Sondern wir haben keine Zeit, weil wir gestresst sind. Stress hemmt gerade diejenigen Netzwerke im Gehirn, die unser Handeln organisieren.

Zu spät kommen


Die chronischen „Zuspätkommer“ sind genauso in der Zeitorientierung talentiert wir die Pünktlichen, denn sie kommen regelmäßig pünktlich- unpünktlich, was eine gute Vorbereitung braucht. So liegt die Vermutung nahe, dass die „Chaoten“ sich rechtzeitig auf das Zuspätkommen orientieren.

In jeder Berufsgruppe, in jedem Kulturkreis, in jeder Altersgruppe, sowohl unter Männer als auch unter Frauen trifft man mehr oder weniger auf die ständig Unpünktlichen. Außer, dass all die Aufmerksamkeit einen Augenblick dem Verspäteten gehört, sind die Konsequenzen des Zuspätkommens meistens recht unangenehm.
Wenn eine Verspätung mal passiert und der Grund dafür bewusst greifbar ist, lässt sich das Verhalten das nächste Mal sehr leicht bewusst korrigieren, einfach dadurch, dass man sich rechtzeitig auf die richtige Zeit orientiert.

Bei der ständigen Wiederholung der scheinbar unabsichtlichen Verspätung zeigt sich nicht selten, dass es ein „unbewusster Teil“ ist, der die Pünktlichkeit sabotiert.

Das Unbewusste


Erinnern Sie sich, wie Sie zu einem lang erwünschten Date gehen:
Der Körper fühlt sich leicht und beweglich an. Die Geschwindigkeit gleicht fast der beim Fliegen. Beschwingten Fußes eilen Sie dahin. Die Beine tragen einen ganz von selbst, von Müdigkeit ist keine Spur. Ihr ganzes Wesen bewegt sich zu dem Ziel hin. Sie sind bewusst und unbewusst dabei.

Und jetzt erinnern Sie sich daran, wie sich der Körper sperrt, wenn Sie einen Termin wahrnehmen müssen, ohne es wirklich zu wollen:
Der Körper fühlt sich wie eingemauert an. Jeder Schritt ist wie ein Kampf gegen sich. Sie fühlen sich entkräftet, müde und beginnen Ärger zu spüren. Hier wehrt sich das „Unbewusste“ mit der körperlichen und emotionalen Reaktion gegen die bewusste Entscheidung, diesen Termin wahrzunehmen. Dieser „unbewusste Teil“ kann verschiedene Ziele verfolgen, die sehr individuell sein können.

Dennoch haben wir alle eine Menge an Pflichten und ungeliebten Aufgaben, die rechtzeitig erledigt werden müssen.

Lösungsmöglichkeiten


Wie kriegt man das nun hin, „das Unbewusste“ für die nötige Aufgabe umzustimmen, so dass Es mitmacht, so dass Sie die Energie für sich zur Verfügung haben, anstatt sie gegen sich selbst zu richten.

Fragen Sie sich nach dem übergeordnetem Ziel: Was bringt es mir persönlich, die Aufgabe rechtzeitig zu erledigen? Wie viel Selbstbestimmung liegt in der Entscheidung, die Aufgabe ernst zu nehmen und sich auf sie einzulassen?

Wie viel Selbstbestimmung in Ihrem Leben erleben Sie insgesamt?
Einer der möglichen Gründe für das trotzige Zuspätkommen ist, dass man durch die Verspätung scheinbar freien Raum gewinnt, der in anderen Bereichen des Lebens fehlt. In der Realität beraubt man sich dadurch regelrecht um diesen Freiraum.

Trauen Sie sich, dieses für sich zu klären. Es lohnt sich. Sie ersparen sich eine Menge an Schuldgefühlen, Ärger, den Sie verständlicher Weise von den Wartenden bekommen. Sie schaffen viel Platz für die Dinge, die Sie wirklich wollen, die Ihnen Energie schenken.

Achtsam mit sich sein


Wenn Sie es lernen, bei sich zu bleiben und zu sich zu stehen, entwickeln Sie automatisch die Fähigkeit, Alltagsreize so zu differenzieren, dass Ihre Aufmerksamkeit das Wesentliche für Sie auswählt. Die Menschen bewegen sich dahin, wohin sie ihre Aufmerksamkeit hinrichten.
Hierzu eine kleine Geschichte:
Wie ist der Zustand der Erleuchtung“, fragten die Schüler den Zenmeister.
Wenn ich sitze, sitze ich. Wenn ich stehe, stehe ich, wenn ich gehe, gehe ich und wenn ich schlafe, schlafe ich.“ lautet die Antwort.
Aber ist es nicht das, was wir ebenfalls tun?“ fragen die Schüler.
„Keinesfalls“, spricht der Meister, „denn wenn ihr sitzt, denkt ihr daran, euch zu erheben, und wenn ihr steht, könnt ihr es nicht abwarten, loszugehen. Geht ihr aber, so beeilt ihr euch, so schnell wie möglich am Ziel zu sein. Und legt ihr euch zu Ruhe, seid ihr voll mit euren Gedanken.

Auf welcher Art und Weise Sie bei der Arbeit der Zeit entgegen kommen, hängt vor allem davon ab, wie Sie Ihre Zeit nach der Arbeit verbringen. Durch körperliche Betätigung erreichen Sie ein gutes Körpergefühl. Es gibt nur eine Voraussetzung: machen Sie es gerne. Die frische Luft schenkt Ihnen einen klaren Kopf, wenn Sie für einen Augenblick die To- do- Liste vergessen. Einfach die Frische der Luft und die Weite des Himmels genießen. Nehmen Sie sich die Zeit für Ihre Lieblingsmusik, schließen Sie die Augen und tauchen Sie in die Melodie ein. Die Musik aktiviert den kreativen Teil des Gehirns, durch die Musik werden Sie offener für das Neue, sie erzeugt in Ihnen gute Ideen. Und wenn Sie mit einem klaren Kopf, leichten Herzens und einem aufrichtigen Körper sich in der Zeit bewegen, dann beginnt auch die Zeit, sich Ihnen von ihrer besten Seiten zu zeigen.

Ich wünsche Ihnen eine angenehme Zeit und viele tiefe Augenblicke, die ihr Leben erfüllen.

©Galina Dedova www.dedova.de

Newsletter der Lifehackerseminare

newsletter
Ab sofort gibt es auf der Webseite der Lifehackerseminare die Möglichkeit, sich an einem Newsletter anzumelden. Der Newsletter wird ein- bis zweimal im Monat erscheinen und enthält wissenswerte Lifehacks und Nachrichten mit Alltagsbezug aus der Hirnforschung.
Sie können sich jederzeit unter http://www.lifehackerseminare.de/newsletter/ an- und auch wieder abmelden. Ich freue mich auf Sie!

Kurz-Rezension: Peter Siwon "Denkanstöße für den Projekterfolg"

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Durch einen Freund bin ich kürzlich auf das Buch "Denkanstöße für den Projekterfolg" von Peter Siwon aufmerksam gemacht worden. Siwon ist Berater für die Softwareentwicklung im Embedded Bereich. Der im Buchtitel zitierte Projekterfolg kann durch unterschiedliche Maßnahmen wahrscheinlich gemacht werden. Ein gutes Projektmanagement mit ordentlichen Zielvorgaben, Ressourcenplanung und Risikomanagement ist die eine Seite. Der Mensch im Projekt die andere.

Siwon fokussiert in seinem Buch auf den Menschen, insbesondere auf die Eigenarten des menschlichen Gehirns mit all seinen Implikationen. Unser Gehirn hat aufgrund seiner Evolution seine Macken, seine Stärken und seine Schwächen. Siwon stellt diese im Buch vor und gibt dem lesenden Software-Entwickler so die Möglichkeit, sein wichtigstes Werkzeug - nämlich sein Gehirn - besser kennen zu lernen. Durch die vielschichtigen Informationen über das Gehirn und die vielen praktischen Übungen setzt beim Leser ein Erkenntnis-Prozess ein, der zum einen kurzweilig, zum anderen aber auch von hohem praktischen Nutzen für die Verbesserung der eigenen Arbeitsweise ist.

Wer die Informationen und Tipps des Buches beherzigt, bekommt eine andere Sichtweise auf seine Arbeit. Eine Sichtweise, die bei Problemen und Schwierigkeiten im Projektverlauf hilft, die Dinge besser zu verstehen.

Siwon liefert nicht nur Informationen sondern gibt auch Tipps, wie man zum Beispiel Geistesblitzen auf die Sprünge hilft, seinen Arbeitsalltag artgerecht gestaltet und wie zwischenmenschliche Kommunikation verbessert werden kann.

Auf rund 130 Seiten bekommt der Leser so schnell einen Überblick über sein persönliches Verbesserungspotential samt praktischer Tipps zur Umsetzung. Lesenswert!

Die beste Art der Selbst-Motivation

Generationen von Motivations-Künstlern haben es uns eingetrichtert: "Tschakka! Ich werde es schaffen!" Mit viel Klimbim und Getöse touren sie durchs Land. Sie verkünden, dass, wer etwas schaffen will, positiv denken muss. Sich sagen muss: "Ich werde es schaffen!"
Wenn es Ihnen wie mir geht, dann wissen Sie, dass es bei solchen Veranstaltungen zwar bewegende, gruppendynamische Effekte gibt. Wir Menschen sind schließlich soziale Wesen. Aber spätestens nach einmal Schlafen kommt die Ernüchterung. Das Strohfeuer der Begeisterung ist abgebrannt. Ich werde es schaffen? Ja sicher, morgen vielleicht...

Das Problem mit dieser Art der Motivation liegt darin, dass unser Gehirn zu schlau für solche Tricks ist. Es durchschaut die oberflächliche Intention, rechnet kurz Anstrengung und Gewinn der Aufgabe durch und entscheidet dann unabhängig von sämtlichen Tschakka-Gehampel.

Was ist der beste Weg, sich zu motivieren?

Als erste Voraussetzung ist es notwendig, sich über das Warum im Klaren zu werden. Warum wollen oder sollen Sie etwas tun? Manchmal ist es wirklich schwierig herauszufinden, worin der Sinn des Ganzen liegt. Warum gerade Sie, gerade jetzt, gerade hier, gerade diese Sache? Ohne diesen Sinn herausgefunden zu haben, werden Sie keine eigene innere Motivation für die Erledigung der Aufgabe entwickeln können. Nachdem Sie den Grund für Ihr Tun kennen, sollten Sie noch ermitteln, ob Sie zu der ganzen Aktion auch YES sagen können.
Wenn Ihnen klar ist, dass Sie die Aufgabe erledigen, weil Sie selbst es wollen, dann sind Sie schon auf dem richtigen Weg. Aber was, wenn Sie trotzdem nicht motiviert sind? Positiv denken? Nach dem Motto: "Ich werde es schaffen"?
Häufig wird empfohlen sich zu Motivations-Zwecken den fertigen Endzustand vorzustellen. Diese mental vorgezogene Erledigung der Aufgabe soll motivieren wirken.
Eine jüngere Untersuchung scheint nun aber zu zeigen, dass dieser Tipp nicht optimal wirkt. Es scheint tatsächlich viel eher so zu sein, dass nicht die Vorstellung "Ich werde es schaffen!" die besten Erfolgsaussichten bringt, sondern viel mehr die sich selbst gestellte Frage: "Werde ich es schaffen?"

Wer fragt ...

Wie Science Daily meldete, hat ein Team um Prof. Dolores Albarracin an der Southern Mississippi University Experimente durchgeführt. Es wurde untersucht, ob man sich bei konkreten Aufgaben besser dadurch motiviert, dass man sich sagt: "Ich schaffe es!" oder ob es Erfolg versprechender ist, wenn man sich die Frage stellt: "Schaffe ich es?".

Das erstaunliche Ergebnis ist, dass die Frage das bessere Ergebnis liefert. Die Ergebnisse scheinen darauf hin zu deuten, dass die intrinsische Motivation, also der eigene innere Antrieb, mehr durch das in Frage stellen des Erfolgs gefördert wird, als durch die platte Behauptung, dass man die Aufgabe schaffen werde.

Meiner Meinung nach, deckt sich diese Beobachtung mit den aktuellen Hypothesen, wie das Belohnungssystem in unserem Gehirn funktioniert. Ein Aspekt dabei ist, dass unser Gehirn sich belohnt, wenn ein Handlungs-Ergebnis besser als erwartet ist. Und genau diese Situation tritt dann ein, wenn man sich fragt, ob man eine Aufgabe schafft und diese dann tatsächlich schafft. Unser Gehirn mag so etwas!

Wenn ich mir aber von vorne herein sage, dass ich es schaffen werde, dann kann die Belohnung im Gehirn nicht mehr so hoch ausfallen, weil ja genau das vorher gesagte Ergebnis eingetreten ist! Es gibt keine positive Überraschung, wenn ich sage ich schaffe es und ich es dann wie vorhergesagt schaffe. So eine Situation ist für unser Gehirn wirklich langweilig. Solche langweiligen Situationen mag es überhaupt nicht. Es meidet sie.

... bekommt eine Antwort

Was lernen wir Lifehacker daraus? Schicken wir den nur oberflächlich wirkenden Schlachtruf "Ich werde es schaffen!" in die Versenkung! Statt temporäre Euphorie-Stimmung herbei zu führen, fragen wir uns lieber: "Werde ich es schaffen?" Fragen wir uns eine kurze Minute lang, ob wir eine Aufgabe schaffen werden. Lassen wir zu, dass das künftige Ergebnis unseres Handelns besser ausfallen kann, als wir es uns momentan vorstellen.
Unser Gehirn wird in dieser kurzen Minute erkennen, dass die Chance auf einen Dopamin-Trip besteht. Diese Chance wird es nicht verstreichen lassen und sich selbst mit der Überraschung belohnen, die gestellte Aufgabe tatsächlich zu erledigen.

Unser Gehirn ist nun mal der beste Erfolgs-Junkie des Planeten!

Sie und Ihr Gehirn lieben die Natur ...

... und Ihr Gehirn belohnt Sie, wenn sie sich nach draußen begeben!

Ich hatte bereits im Blog-Beitrag "Ein grüner Arbeitsplatz ist ein guter Arbeitsplatz" ausgeführt, warum es sinnvoll ist, sich im Büro mit Pflanzen zu umgeben. Dort riet ich, dass Sie an Ihrem Arbeitsplatz für einen Blick auf eine Landschaft oder wenigsten auf gesunde Pflanzen sorgen sollten.

Natur Estland von Robert Marschelewski / DevilStar (http://de.wikipedia.org/wiki/Datei:Natur_Estland.jpg)
Das Webportal Science Daily verweist auf eine aktuelle Meta-Studie aus März 2010, die meine Überlegungen in etwa bestätigt. Diese Meta-Studie zeigt, dass Sie sich mit nur 5 Minuten in der Natur eine direkte, starke, positive und vor allem nachhaltige Wirkung auf Ihr Empfinden und Ihr Selbstwert-Gefühl verschaffen können.
Dabei ist es egal, ob Sie draußen Gartenarbeit durchführen, ein wenig Joggen, gemütlich Spazierengehen oder einfach nur auf einer Parkbank sitzen und die Umgebung auf sich wirken lassen. In allen Fällen lässt sich die Verbesserung der körperlichen und geistigen Gesundheit feststellen. Außerdem steigert sich Ihr Selbstwert-Gefühl nachweislich. Eine kostenlose Premium-Wirkung erhalten Sie, wenn Sie sich in der Nähe von Wasser aufhalten. Wasser steigert den positiven Effekt noch einmal!

Es kann also extrem einfach sein, sich einen Power-Boost für das Selbst-Empfinden zu geben: "Rein in die Schuhe und raus aus der Hütte!"

Falls Sie es also heute noch nicht gemacht haben: Gehen Sie, jetzt!

SMARTY Ziele

In nahezu jedem Zeit-Management-Seminar wird für das Formulieren von Zielen die SMART-Methode vorgestellt. SMART steht dabei für die Kriterien, die dabei helfen, Ziele eindeutig und überprüfbar zu definieren (siehe Wikipedia-Artikel). Wenn wir unsere Ziele nach der SMART-Methode beschreiben, haben wir tatsächlich schon einen großen Schritt in die richtige Richtung getan, denn wir legen uns schriftlich in einer Form fest, die unser Ziel konkret und überprüfbar darstellt. Aber was im betrieblichen Umfeld recht gut funktioniert, scheitert häufig in persönlichen Projekten. Denn den SMART-Kriterien fehlt etwas Entscheidendes!

Schlaue Ziele: SMART


SMART steht für folgende Kriterien:
Spezifisch
Wir beschreiben das Ziel präzise. Durch unsere eindeutige Beschreibung wird klar, was wir erreichen wollen. Die Beschreibung lässt keinen Spielraum für Interpretationen.
Messbar
Das Ziel wird durch konkrete Mengen- oder Größenangaben beschrieben. Anhand dieser Zahlen können wir nicht nur erkennen, wann wir das Ziel erfüllt haben. Sie geben uns auch die Möglichkeit, Zwischenstände zu überprüfen.
Angemessen
Das Ziel ist im Vergleich zum Aufwand akzeptabel. Die notwendigen Anstrengungen zur Erreichung des Ziels stehen im Einklang mit unseren anderen Verpflichtungen.
Realistisch
Das Ziel ist grundsätzlich erreichbar. Es handelt sich nicht um ein reines Hirngespinst. Das Ziel passt in unser Umfeld.
Terminiert
Wir legen einen Abschlusstermin fest. Durch diesen Termin können wir den Fortschritt und die Fertigstellung überprüfen.
Diese anerkannte Methode hilft seit Jahrzehnten nicht nur Projektleitern sondern auch uns Selbst-Managern Ziele nicht nur im Auge zu behalten, sondern den Weg zum Ziel und die Zielerreichung überprüfbar zu machen.
Allerdings ist diese Methode, wenn es um die Planung der eigenen, persönlichen Ziele geht, unvollständig. Ich behaupte, dass diese Methode sogar so unvollständig ist, dass der wichtigste Aspekt für den Erfolg unserer persönlichen Projekte fehlt!

Denn es gibt riesige Unterschiede zwischen persönlichen Projekten und Projekten, die im betrieblichen Umfeld durchgeführt werden. Sobald - wie bei betrieblichen Projekten üblich - externe Beteiligte eingebunden sind, entsteht eine besondere Arbeits-Situation: es entstehen Verpflichtungen gegenüber den Projekt-Partnern. Dem Kunden fühle ich mich immer verpflichtet. Wenn ich das Projekt nicht erfolgreich zu Ende führe, wird er verärgert sein. Wahrscheinlich wird er keine weiteren Projekte mit mir durchführen wollen. Wenn ich in einem betrieblichen Projekt meine Aufgaben nicht erledige, dann könnten mein Chef oder meine Kollegen sauer werden. Das ist ebenfalls nicht gut.
Kurz: wann immer ich drohe zu versagen und ich damit die Erfüllung der Projektziele gefährde, gibt es Kräfte, die mich mit meiner Projektarbeit vorantreiben. Mein Chef, meine Kollegen, meine Kunden. Die Verpflichtungen geben mir die Kraft, meine Krise zu meistern. Das Projekt wird durch diese Einflüsse fortgeführt. Ich bleibe bei der Stange und mache weiter.

Schmackhafte Ziele: SMARTY


Doch wie sieht es mit meinen persönlichen Projekten aus? Ob ich etwas Neues lernen möchte, um beruflich voranzukommen oder vorhandene Fähigkeiten verbessern möchte. Ob ich neue Fachgebiete kennen lernen möchte oder vorhandene Kenntnisse vertiefen will. Ich stehe eigenverantwortlich mit meinem Projekt in der Welt. Alleine. Meine Verpflichtung bin ich nur mit mir eingegangen. Niemand ist da, der mich direkt oder indirekt antreibt mein Ziel zu verwirklichen. Und das werde ich nur dann erreichen, wenn ich es auch wirklich möchte! Wenn ich den Weg, den ich eingeschlagen habe, auch bis zum Ende gehen will.
Dieser Aspekt fehlt in der herkömmlichen SMART-Aufstellung. Das Kriterium, dass ich selbst derjenige bin, der überzeugt davon ist, dass ich das Ziel erreichen will. Es fehlt mein unbedingtes, persönliches Ja zum Ziel, zum Projekt.
Yes
Ja, ich will es! Ich möchte es! Ich stehe einhundertprozentig hinter dieser Sache! Es ist meine Sache! Ich will diese Sache realisieren, weil ...

Ein persönliches Projekt werde ich nur dann erfolgreich durchführen können, wenn ich mich persönlich dazu bekenne und wenn ich mich aus Überzeugung an das Projekt binde. Deshalb muss für eigenen Projekte die SMART-Methode erweitert werden: wir wenden die SMARTY-Methode an!
Ohne das "Yes" aus der SMARTY-Methode ist der einzige Antrieb das Projekt durchzuführen Ihre Selbstdisziplin, Ihr persönlicher Ehrgeiz. Das kann funktionieren. Oft tut es das auch. Aber wir alle wissen, dass es mit der Selbstdisziplin nicht jeden Tag so gut bestellt ist, wie man es sich wünscht! Und gerade bei Projekten, die nicht aus rein eigenem Antrieb gestartet werden, droht die Gefahr, dass sie nicht realisiert werden, weil man nicht aus eigener Kraft aus einer Krise kommt, ja, es unbewusst vielleicht auch gar nicht will! Ergänzen Sie also Ihre Projekt-Kriterien um den Punkt, der beschreibt, warum Sie - und nur Sie - gerade dieses Projekt realisieren wollen. Dokumentieren Sie Ihr Yes! Halten Sie schriftlich fest, warum Sie dieses Projekt durchführen, dieses Ziel erreichen wollen!

Die nächste Aktion


Zum Abschluss ein Tipp für Ihre laufenden Projekte. Nehmen Sie sich bei der nächsten Wochendurchsicht Ihre Projektliste und überprüfen Sie jedes einzelne Projekt, ob es das Yes-Kriterium erfüllt. Wenn ja ist alles in Ordnung! Sie werden das Projekt erfolgreich beenden. Das geht fast automatisch, weil jede Faser in Ihnen das Ziel erreichen möchte.
Wenn nicht, oder wenn auch nur Zweifel am Yes auftauchen, gibt es zwei Möglichkeiten:
  • bei leichten Zweifeln: stoppen Sie das Projekt und verschieben Sie es auf Ihre Irgendwann-Liste. Es geht nichts verloren, da Sie Ihre Irgendwann-Liste regelmäßig überprüfen. Machen Sie sich frei von diesem Projekt, das Sie - zur Zeit - nicht wirklich wollen. Es wird Ihnen augenblicklich eine Last von den Schultern genommen.
  • bei starken Zweifeln oder einem inneren Nein zum Projekt: Werfen Sie das Projekt weg. Weit weg! So weit, dass Sie es nicht mehr sehen können! Verfahren Sie nach dem Motto: Aus den Augen, aus dem Sinn! Vernichten oder archivieren Sie sämtliche Aufzeichnungen und überflüssig gewordenes Referenz-Material. Tragen Sie auf Ihre heutige Aufgabenliste ein: "Projekt XXX endgültig begraben. Fertig!"

Wenn Sie künftig Ihre Projekte nach der SMARTY-Methode definieren, dann liegt der Unterschied zur SMART-Methode nicht nur im Hinschreiben eines Y. Durch das Ermitteln Ihrer inneren Zustimmung zum Projekt und durch das schriftliche Fixieren dieser Zustimmung schaffen Sie eine wichtige Voraussetzung für den Erfolg des Projekts.
Lauschen Sie immer in sich hinein. Wenn Sie ein gutes Gefühl dabei entdecken, haben Sie schon halb gewonnen.

Ein grüner Arbeitsplatz ist ein guter Arbeitsplatz

Wollen Sie nicht den Winter in Gedanken einmal hinter sich lassen? Stellen Sie sich doch einmal vor, es wäre Frühling oder Frühsommer. Die Sonne scheint. Sie sind draußen. Die warme Luft streift über Ihr Gesicht. Das Zwitschern der Vögel ist zu hören. Insekten schweben geschäftig kreuz und quer durch die Luft.
Stellen Sie sich vor, Sie würden auf einer leichten Anhöhe stehen. Sie blicken hinab auf eine saftige, grüne Wiese. Ein kleiner Bach schlängelt sich dort unten entlang. Am Rand eines bestellten Ackers stehen ein paar vereinzelte Obstbäume, deren Kronen sanft im Wind wiegen. Dieser Ort lädt zum Rasten ein.

Haben Sie dieses Bild? Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, es zu genießen. Schließen Sie Ihre Augen. Lassen Sie im Geiste die schönste Landschaft erscheinen, die sich sich ausdenken können. Riechen Sie die Sommerluft? Hören Sie das Zirpen, Zwitschern und Rascheln der geschäftigen Natur? Achten Sie auf das Plätschern des Bachs. Spüren Sie die warme Sonne auf Ihrem Gesicht? Vielleicht wollen Sie jetzt einmal tief durchatmen und sich beim Anblick dieser Idylle einfach wohl fühlen?

Dieses heimelige Gefühl, das der Anblick einer gepflegten Landschaft in unserem Kopf auslöst, die Ruhe, die ein langsam fließender Bach ausstrahlt, die Zuversicht, die ein bestellter Acker in uns auslöst. All diese Dinge berühren uns in unserem tiefsten Inneren. Es ist eine Erbschaft des jahrtausende alten Überlebenskampfes der Menschheit aus der Zeit, als unsere Ahnen noch in und mit der Natur gelebt haben. Als es für uns Menschen noch um das Überleben ging. Eine Zeit, in der das Wasser eines Bachs zum Leben notwendig war. In der die Gemeinschaft das Land bestellte und damit dem Einzelnen Nahrung und Schutz bot.

Diese Zeiten sind in unserer westlichen Welt natürlich schon lange vorbei. Das Erbe dieser alten Zeiten schlummert jedoch in uns. Es ist noch da. In jedem von uns.

Auch wenn heute moderne Stahl- und Glaspaläste unser Zuhause sind. Unsere Natur können wir auch im 21. Jahrhundert nicht ignorieren. Wir mögen Landschaften, die Hinweise auf Wasser und Nahrung geben. Landschaften, die Schutz und damit Sicherheit versprechen. Landschaften, denen man ansieht, dass sie von einer menschlichen Gemeinschaft geformt wurden.
Ja, wir lieben schöne Landschaften. Allerdings ist uns modernem Menschen das nicht immer bewusst. Ab und zu wird es jedoch offenkundig. Spätestens dann, wenn wir tief in unsere Geldbörse greifen, um den nächsten Urlaub in einer schönen Gegend zu buchen, nicht wahr?

Aber wie sieht unser heutiger Arbeitsplatz aus?

Die Eindrücke einer guten, einer schönen Landschaft sind aus unserer modernen Bürowelt verbannt. Unsere Arbeitswelt wird von nackter Funktionalität regiert. Ebene, farblose Flächen bestimmen das Antlitz unserer Büros. Die kahlen, leeren Flächen, die schlechte Luft und die rasselnden Lüfter der PCs verwirren unsere Sinne, statt sie zu beruhigen. Statt von Luft, Wasser, Tieren und Pflanzen sind wir umgeben von seelenlosen Dingen wie Telefonen, Tastaturen und Stahlschränken.

Ist das gut so? Nein, natürlich nicht!

Der ältere Teil unseres Gehirns scheint für uns unbewusst laufend auf der Suche nach Hinweisen zu sein, die Anzeichen für Sicherheit und Geborgenheit in unserer Umgebung sein könnten. Diese gibt es aber in der künstlichen Bürowelt nicht und so sucht es weiter und wir sind nicht 100% bei unserer Arbeit.
Anders lässt sich die Beobachtung wohl kaum erklären, dass in Versuchen gemessen werden konnte, dass die Effizienz der Arbeit in Räumen mit Pflanzen signifikant höher ist, als in Räumen ohne Pflanzen.

Sicher hat jeder von uns schon einmal gelesen, dass Planzen die Büroluft reinigen und viele Menschen Pflanzen im Büro einfach mögen. Neurobiologen liefern eine weitere Erklärung für den positiven Effekt von Pflanzen. Sie vermuten, dass Pflanzen Assoziationen an Landschaften wecken. An jene kultivierte Landschaften, die das oben beschriebene Gefühl von Sicherheit und Gemeinschaft erzeugen.
Dieses Gefühl bewirkt, dass Sie sich die Ruhe und Gelassenheit auf etwas anderes als das reine Überleben konzentrieren können, zum Beispiel auf Ihre Arbeit.

Warum stellen Sie daher nicht einfach einige schöne Pflanzen in Ihrem Blickfeld auf? Schon ein paar grüne Topfpflanzen sind ausreichend und zeigen Wirkung. Je gepflegter die Pflanzen aussehen, desto besser.
Um seine Pflanzen gedeihen zu lassen, reicht in der Regel ein helles Plätzchen. Wenn Sie zwei bis dreimal in der Woche ein wenig Wasser geben, ein paar Blätter zupfen, und ein paar nette Worte an die Pflanze richten, wird sie es Ihnen mit gesundem Wachstum danken. Ich halte es zum Beispiel so, dass ich diese Pflege gerne in einer der vielen Pomodoro Pausen erledige.

Weiterführende Lesehinweise:
Der Einfluss unserer Herkunft auf unseren Arbeitsplatz:
http://www.gartentechnik.de/News/2005/10/27/neandertaler_am_schreibtisch/

Dr. Manfred Spitzer über die Wirkung der grünen Natur auf uns Menschen:
http://www.schattauer.de/en/magazine/subject-areas/journals-a-z/nervenheilkunde/contents/archive/issue/988/manuscript/12196/download.html

6 Wunderfragen zum Durchstarten bei einem Hänger

Es gibt sie, die Hänger. Jeder hat es schon erlebt, dass bei der Bearbeitung einer Aufgabe, beim Durchführen einer Tätigkeit plötzlich so eine Art Leerlauf eintritt. Wir ertappen uns dabei, dass wir auf der Stelle treten.
Nun muss es nicht immer sofort die Prokrastination sein, die dort zuschlägt. Es kann sein, dass man einfach nur in einer Sackgasse gelandet ist. Vielleicht braucht man auch einen Moment der Orientierung, um seine Aufgabe weiter zu bearbeiten. Oder man ist ein wenig erschöpft, und sollte eine Pause einlegen, um mit frischer Energie wieder an der Erreichung seiner Ziele arbeiten zu können.

Es ist bereits ein entscheidender Vorteil, dass man sich darüber im Klaren ist, dass man fest steckt. Nun gilt es, sich systematisch aus diesem Produktivitäts-Loch heraus zu holen.
Mit den folgenden 6 Fragen verschafft man sich Klarheit über seine Position. Wie der Seefahrer in alten Tagen mit dem Sextanten seine Position bestimmt hat, um die einzuschlagende Richtung zu ermitteln, sollten auch wir unsere momentane Lage bestimmen, um neu durchzustarten.
Danach ist es fast schon einfach, wieder in Richtung eigene Ziele weiter zu kreuzen.

6 Fragen, um sich auf das Problem zu fokussieren

Im Prinzip helfen, um wieder voran zu kommen, die Fragen weiter, die man sich bei der wöchentlichen Durchsicht zu jedem Projekt selbst so oder so ähnlich fragt:

1. Was will ich?

Diese Frage hilft, das Ziel zu konkretisieren. Wenn wir uns selbst unser Ziel beschreiben, es uns vorstellen, dann wird klarer, wohin wir wollen. Es hilft sehr, sich das erwünschte Ziel so realistisch wie möglich vorzustellen:
  • wie sieht es aus?
  • wie fühlt es sich an?
  • wie riecht es?
  • wie schmeckt es?
  • wie hört es sich an?
  • wie würde ich anderen davon erzählen, wie ich mein Ziel erreicht habe?

2. Was werde ich davon haben?

Unsere Motivation hängt auch davon ab, was wir konkret für einen Gewinn aus der Sache erzielen werden. Mit Gewinn ist nicht der materielle Gewinn gemeint. Dieser kann zwar auch eine Rolle spielen, wichtiger ist aber der persönliche Gewinn aus der Fertigstellung der aktuellen Aktion, des aktuellen Projekts, aus dem Erreichen des Ziels.
Dabei spielen auch Aspekte der persönlichen Entwicklung und Verbesserung eine Rolle. Es berüht die Frage: wie werde ich mich verändern?. Wir sollten uns auch bewußt machen, ob sich eine Verbesserung des eigenen Umfelds ergeben wird. Wie stark hilft es anderen, was ich tue?
Wenn klar wird, dass man durch die Erledigung der Aufgabe für sich und Andere Gutes tut, steigt die Motivation automatisch.

Wenn umgekehrt bei der Beantwortung dieser Frage absolut nichts Positives herauskommt, ist das ein deutliches Zeichen dafür, dass man die aktuelle Tätigkeit einfach sein lassen sollte. Warum sollten Sie etwas tun, was weder Ihnen noch Anderen einen Vorteil bringt? Warum kostbare Energie in etwas stecken, dass nichts bringt?

Bei fremdgesteuerten Tätigkeiten, sieht die Sache fast genaus so aus. Wenn Sie etwas für Ihren Chef, für Ihr Unternehmen tun, dann ist der eigene Gewinn oft eher indirekter Natur. Durch Ihre Tätigkeit binden Sie vielleicht einen Kunden enger an Ihr Unternehmen. Das wiederum kommt Ihnen dann mittel- und langffristig zu Gute.

Egal wo dieser Gewinn liegt, machen Sie ihn sich bewußt! Ohne konkrete Aussicht auf einen Gewinn wird es Ihnen unnötig schwer fallen, sich zur Bearbeitung der anstehenden Aufgabe zu motivieren.

3. Was hindert mich?

Die Beschäftigung mit dieser Frage führt manchmal zu einem Aha-Erlebnis. Wenn Sie beginnen, über das nachzudenken, was Sie daran hindert, die aktuelle Aufgabe zu erledigen, dann identifizieren Sie automatisch Störungen. Oft sind es unbewußte Störungen: eine andere unerledigte Aufgabe, ein unpassender Termin, Unsicherheiten wegen fehlender Informationen.
Egal was Sie herausfinden werden, eliminieren Sie es! Was immer Sie stört, gehört aus dem Weg geschafft! Wenn es die unerledigte Aufgabe ist, planen Sie deren Erledigung, damit der Drang sich damit zu beschäftigen nachlässt. Reicht das nicht, dann müssen Sie die andere Aufgabe vielleicht vorziehen und sofort erledigen. Probieren Sie aus was funktioniert.

Wenn es ein Termin ist, prüfen Sie, ob er sich verschieben lässt. Wenn nicht, versuchen Sie, das Positive aus diesem Termin zu ziehen. Ist es der Abgabetermin für Ihre Aufgabe, sagen Sie sich: "Prima, dann bin ich endlich fertig!" Ist es ein anderer Termin, dann machen Sie sich den Nutzen des erwarteten Ergebnisses dieses Termins bewußt. Dieses Ergebnis sollte ebenfalls etwas Positives sein und Ihnen zu Gute kommen. Wenn Sie absolut überhaupt nichts Positives aus dem störenden Termin ziehen können, dann sagen Sie ihn ab. Würden Sie Nachteile durch diese Absage erfahren, dann haben sie damit das "Positive" des Termins gefunden. Fügen Sie sich mit einem Schulterzucken und wenden Sie sich wieder Ihrer aktuellen, wichtigeren Aufgabe zu. Manchmal gibt es Situationen, die sind einfach unausweichlich. Es ist nutzlose Energieverschwendung mit diesen Unausweichlichkeiten zu hadern. Sehen Sie solche Situationen als einen Grund mehr an, sich um so intensiver mit den eigenen, wichtigen, schönen Aufgaben zu beschäftigen!

4. Was ist mir wichtig an dieser Tätigkeit?

Sie haben oben schon beantwortet, was Sie davon haben werden, wenn Sie Ihr Ziel erreicht haben. Hier wird jetzt herausgearbeitet, welche Details bei der Erledigung der aktuellen Aufgabe Ihrer Aumerksamkeit bedürfen. Das hilft Ihnen, einen Großteil Ihrer Energie in die wirklich wichtigen Aspekte Ihrer Aufgabe zu stecken. Ihre Energie ist kostbar und begrenzt. Verschwenden Sie sie nicht nach dem Gieskannen-Prinzip. Eine bessere Effizienz erreichen Sie, wenn Sie sich gezielt auf die Teile der Aufgabe konzentrieren, die Ihnen den größten Nutzen bringen. Untersuchen Sie hier insbesondere auch die Möglichkeit, Teilaufgaben delegieren zu können und sich selbst um die wichtigen Komponenten zu kümmern.

5. Was funktioniert gut?

Mit dieser Frage ermitteln Sie die Beschleuniger, die Sie für Ihre Aufgabe ausnutzen können. Das können Strategien sein, die in der Vergangenheit bereits erfolgreich funktioniert haben. Es können Gewohnheiten und Routinen sein, die Sie ohne großen Aufwand anwenden können und die bei der Erledigung der aktuellen Aufgabe von Nutzen sein können. Das können andere Menschen sein, die Ihnen gerne hilfreich bei Seite stehen würden. Sei es dadurch, dass Sie an diese Menschen Teilaufgaben delegieren können, Gedanken austauschen oder einfach, dass mit gemeinsamer Arbeitskraft das doppelte Pensum geschafft wird. Lassen Sie Ihrer Phantasie freien Lauf und schöpfen Sie aus Ihren Erfahrungen.

6. Was könnte besser laufen?

Nach der Beantwortung der ersten 5 Fragen fällt es Ihnen in der Regel nicht schwer zu erkennen, was besser laufen könnte. Notieren Sie sich die Erkenntnisse und setzen Sie sie um. Brauchen Sie mehr Manpower? Holen Sie sich Kollegen oder Partner. Brauchen Sie mehr Input? Holen Sie sich die fehlende Inspiration oder die fehlende Information. War es nur das verlorene Ziel? Dann schreiben Sie es sich auf, damit Sie bei der nächsten Krise schneller wieder auf Kurs gehen können!

Fazit

Es ist völlig normal, dass wir mit unseren Tätigkeiten nicht immer im Fluss sind. Es ist völlig normal, dass man Verschnaufpausen braucht, dass man auch einmal auf der Stelle tritt. Dafür sind wir alle Menschen und keine Maschinen.

Seine Aufgaben dennoch zu erledigen, das macht den Unterschied zwischen Erfolg und Mißerfolg aus.












Große Brocken schaffen

Oft scheint der schiere Umfang einer Aufgabe dazu zu führen, dass ihre Bewältigung unrealistisch erscheint. Auf der operativen Ebene hilft hier manchmal eine Timeboxing-Technik wie die Pomodoro-Technik, um diesen Riesenbrocken in verdauliche Häppchen zu unterteilen. Dennoch muss erst einmal mit dem ersten Pomodoro der Aufgabe begonnen werden. Wenn man das geschafft hat, dann gilt es, dass am nächsten Tag erneut an dieser Aufgabe gearbeitet wird, und danach wieder und wieder. Schritt für Schritt dem Ziel entgegen. Jeden Tag!
Aber was ist zu tun, wenn am nächsten Tag die Motivation die Aufgabe in Angriff zu nehmen einfach fehlt?

Eine Möglichkeit besteht darin, eine Seinfeld-Kette zu erzeugen. Diese Motivationsmethode wird Jerry Seinfeld zugeschrieben, der damit beschrieb, wie er sich motivierte, jeden Tag an seiner Karriere zu arbeiten. Gerade bei solch großen Aufgaben, bei denen das Ziel erst in ferner Zukunft liegt, ist regelmäßige Selbst-Motivation ein entscheidender Erfolgsfaktor! Wie funktioniert die Seinfeld-Kette? Man benötigt einen Kalender. Seinfeld hat einen Wandkalender genutzt, den er gut sichtbar aufhängte. Außerdem benutzte er einen dicken roten Marker, um die Tage auszustreichen, an denen er seiner Meinung nach erfolgreich an seiner großen Aufgabe gearbeitet hat. So markierte er den ersten Tag, den zweiten, den dritten...



Durch das Ausstreichen der Tage bildete sich auf dem Kalender ein geometrisches Muster. Auf seinem Jahreskalender war es eine Linie. Irgendwann kam auch bei ihm der Tag, den jeder von uns fürchtet: der Tag, an dem ihm die Lust fehlte.
Diesen Tag kennen wir alle. Es ist der Tag, an dem auch das noch so gute Zureden im Selbstgespräch nicht dazu führt, dass man beginnt, an seiner wichtigsten Aufgabe zu arbeiten. Der Tag, an dem die gefürchtete Prokrastination zuschlägt. Der Tag, an dem unser Unterbewusstes uns anschreit: "Ich will das jetzt nicht. Lass es uns morgen oder vielleicht nächste Woche machen!"

Mit Hilfe der Seinfeld-Kette hat unser Unterbewusstsein allerdings einen Gegensprecher: unser Gefühl für Ästhetik! Es sagt uns, dass eine Linie ist nur dann eine schöne Linie ist, wenn sie nicht unterbrochen wird. Sonst wäre es nur eine unordentliche, beliebig zerstückelte Strecke.
Im Konflikt mit uns selbst, bei dem Versuch uns zu motivieren, spielt plötzlich eine weitere Meinung eine Rolle: etwas in uns möchte gerne, dass die Linie ohne Unterbrechung fortgeführt wird.

Mit diesem Fürsprecher steigt die Chance, dass wir genug Energie finden, auch den heutigen Pomodoro zu starten (oder zwei, oder drei), um unser großes Ziel zu erreichen!

Eigene Standunkte überprüfen

Wir leben alle jeden Tag mit unseren Überzeugungen. Ohne unsere Überzeugungen hätten wir keine Grundannahmen über unsere Welt und würden uns haltlos in Details verirren. Es ist einfacher und vor allem praktikabler davon auszugehen, dass die Schwerkraft auch noch vor unserer Haustür wirkt, und nicht nur in unserer Wohnung. Diese festen Überzeugungen helfen uns, ein vereinfachtes Weltbild zu pflegen und uns so überhaupt in die Lage zu versetzen, uns auf die momentan wirklich wichtigen Dinge zu konzentrieren.

Allerdings können uns diese festen Überzeugungen auch zum Nachteil geraten. Manchmal führt das Beharren auf einer festen Überzeugung dazu, dass man Chancen nicht erkennt. Oder schlimmer: Chancen verpasst!

Ich habe mir deshalb angewöhnt, regelmäßig meine festen Überzeugungen zu hinterfragen. Dabei nutze ich zum Beispiel die Gelegenheiten, bei denen ich in der Diskussion mit einem Freund anderer Meinung bin als er. Wenn ich mir selbst gegenüber flexibel genug bin, kann ich mir gestatten zu sagen: „Ja, er hat recht. Und mein Standpunkt ist falsch!“

Danach kann ich untersuchen, was diese geänderte Einstellung für mein persönliches Weltbild bedeuten würde. Ändert sich etwas für mich? Wird meine Welt besser oder schlechter? Werden Dinge nun möglich oder werden andere Dinge unmöglich?

Durch diese Betrachtungsweise bekomme ich die Chance, mein Weltbild auf Änderungsmöglichkeiten und vielleicht sogar auf Verbesserungspotential abzuklopfen. Und manchmal stellt sich heraus, dass eine andere Sichtweise der Dinge für mich wirklich von Vorteil sein kann. Durch meine Flexibilität und Selbstkritik verbessere ich mein Verständnis der Dinge. Und das alles zu einem äußerst geringen Preis: ich muss nur für mich allein so tun, als hätte ich in der betrachteten Frage Unrecht!

Wollen Sie es mal probieren? Okay, dann frage ich Sie: „Sind die Felder A und B in der Zeichnung unten gleich hell?“



Wenn Sie die Frage beantwortet haben, dann ändern Sie doch einfach einmal Ihren Standpunkt und überlegen Sie, was es bedeuten würde, wenn Sie damit Recht hätten. Danach schauen Sie sich vielleicht den zu dieser Grafik passenden Artikel in der Wikipedia an. Die Auflösung überrascht Sie vielleicht!

Die Pomodoro-Pause nutzen

Wenn Sie wie ich die Pomodoro-Technik als Produktivitäts-Beschleuniger nutzen, dann werden Sie sie kennen, die „Zwangspausen“ zwischen den Pomodoros. Diese Zwangspausen sind aus verschiedenen Gründen wichtig, um den Fokus im nachfolgenden Pomodoro wieder aufnehmen zu können. Einer der Gründe ist, dass wie beim Krafttraining zwischen den Sätzen eine Entspannungspause eingelegt wird, unser Hirn durch die Pomodoro-Pause die Gelegenheit bekommt, sich zu entspannen.
Diese Entspannung führt jedoch nicht dazu, dass das Hirn untätig ist. Natürlich nicht! Sondern die Pause sollte dazu führen, dass wir die Fokussierung auf ein Problem nachlassen, uns entspannen und unserer gewaltigen Bio-Rechenmaschine das Abschweifen der Gedanken ermöglichen. Im entspannten Modus verarbeitet unser Hirn Informationen ganzheitlich. Es ist im „Muster-Verarbeitungsmodus“. Es stellt Verknüpfungen und Assoziationen her. Die besten Ideen kommen uns in diesem Modus.

Während eines Arbeitstages nutze ich ein oder zwei Pomodoro-Pausen, um ganz bewusst zu entspannen. Das geht recht einfach, wenn man eine bestimmte Atemtechnik nutzt. Wer fernöstliche Kampfkunst betreibt, weiss, was ich meine:

  • die Füße stehen flach und fest auf dem Boden
  • der Blick ist auf irgendeinen Punkt in die Ferne gerichtet
  • das Körpergefühl liegt im Bauch unterhalb des Bauchnabels
  • es wird langsam und tief eingeatmet, dabei wird der Luftstrom in den Körper bewusst wahrgenommen
  • es wird langsam ausgeatmet
  • der Kopf ist frei von Gedanken

Da die Pomodoro-Pause nur 5 Minuten dauert, kommt meist keine echte Meditation auf. Allerdings wird dem Geist auch in dieser kurzen Zeit die Möglichkeit gegeben, zu wandern und Probleme zu lösen. Nicht selten habe ich durch eine solche bewusst entspannende Pause einen Knoten lösen können, an dem ich im vorangegangenen Pomodoro vergeblich gearbeitet hatte. Probieren Sie es doch auch einmal!



Überall Daten sammeln...

An unserem Arbeitsplatz haben wir unsere Inbox und einen Notizblock. Es ist für uns kein Problem, die verschiedenen Informationen, auf die wir während des Tages stoßen, fest zu halten, zu sammeln.
Anders sieht es aus, wenn wir unterwegs sind. Egal ob wir auf einem Kundenbesuch oder beim Einkaufen sind. Egal ob wir gerade durch den Wald joggen oder in den Urlaub fahren. Überall könnten wichtige Informationen auftauchen, die in unser System sollten, ja müssen!
Für diese Fälle sollten wir die entsprechenden Routinen zur mobilen Datenerfassung etabliert haben, damit das Festhalten dieser Informationen leicht von der Hand geht und unser Kopf frei für die wichtigen Dinge ist.

Fallbeispiel: Entdeckung eines Möbelstücks


Spielen wir eine solche Situation einmal durch: Stellen Sie sich vor, Sie sind auf dem Weg zu einem Kunden und kommen unterwegs an einem Schaufenster eines Möbelgeschäftes vorbei, in dem die Couch steht, die Sie sich gut in Ihrem Wohnzimmer vorstellen könnten. Wegen des Kundentermins haben Sie keine Zeit in das Geschäft zu gehen. Sie können die Sache im Moment nicht erledigen. Deshalb muss die Information, dass es dort einen potentiellen Couch-Kandidat gibt, in Ihr System, in Ihre Inbox. Aber wie?

Anhalten, rechts heran fahren. Notizblock hervor kramen, Titel „Couch ansehen“ notieren. Dann eine kleine Beschreibung erfassen: „grün, schicker Cordbezug, mit 4 Stahlbeinen“. Natürlich darf der Ort nicht fehlen: „Ekia Möbel, Dorftstraße 1“. Den beschriebenen Zettel nehmen wir aus dem Notizblock und legen den Block wieder zurück. Fast fertig! Denn es stellt sich nun die Frage: „Wohin mit dem Zettel?“. In die Hemdtasche? Oder in die Brieftasche? Wenn Sie sich es zur Routine gemacht haben, dass Sie Ihre Brieftasche beim Nachhausekommen in Ihre Inbox werfen, um die unterwegs angefallenen Quittungen und Bons zu verarbeiten, dann wäre das sicherlich die beste Wahl.

Es geht aber auch einfacher! Nutzen Sie Ihr Handy als Datensammler. Je nachdem was für ein Modell Sie haben, kann Ihr Handy möglicherweise Text-Notizen erfassen. Es kann vielleicht Sprachaufzeichnungen aufnehmen, was ein extrem schnelles Festhalten von Informationen ermöglichen würde! Kann es Fotos aufnehmen? Vielleicht sogar mit Ortsinformationen, die dem Foto durch den eingebauten GPS-Chip hinzugefügt werden? Sollte Ihr Handy über solche Funktionen verfügen, nutzen Sie sie. Sie haben es schließlich immer dabei! Durch die Foto-Funktion, die GPS-Funktion und durch die Sprachaufzeichnung ist es unterwegs auf jeden Fall nützlicher als ein Notizblock!
Nach diesen Überlegungen ist klar, was beim Entdecken der schicken Couch gemacht werden sollte:
  • rechts heran fahren
  • Handy herausholen
  • ein Foto machen, auf dem die Couch und der Name des Möbelgeschäfts zu sehen ist (der Ort wird durch GPS festgehalten)
  • weiter fahren

Erfasste Daten ins System bringen


Damit dieses mobile Erfassungssystem auch funktioniert, muss es in Ihre Routinen eingebaut werden. Wenn Sie Ihr Handy regelmäßig bei sich führen, haben sie einen wichtigen Teil dieser Routine schon umgesetzt. Der zweite Teil ist, die unterwegs gesammelten Daten in Ihre Ablagen einzupflegen. Mit anderen Worten: aus den Daten Referenz-Material zu machen, Projekte zu erstellen und die nächsten Aktionen festzulegen.

Wenn Sie von unterwegs zurückkehren, gehört das Handy also in die Inbox. Beim Abarbeiten der Inbox werden dann einmal alle Speicherorte auf dem Handy überprüft und deren Inhalte in das System übertragen. Nach der Übertragung werden die Daten auf dem Handy gelöscht. Alle Speicherorte des Handys (Fotos, Notizen, Sprachaufzeichnungen) müssen geleert werden und die Inhalte in das System übertragen werden. Nur wenn Sie sich immer sicher sein können, dass keine Information aus dem Handy verloren geht oder übersehen wird, werden Sie diesem starken Erfassungssystem vertrauen!

Falls Ihr Handy über die Möglichkeit der Synchronisation verfügt, um so besser! Nutzen Sie sie! Falls Sie Adressen und Kalenderinformationen auf diese Art in Ihr System übernehmen können, wunderbar! Was für eine Produktivitäts-Beschleunigung!

Nach der Übertragung der Daten in das System fällt es Ihnen leicht, die sich ergebenden nächsten Aktionen zu erfassen. Um zum Beispiel mit der Couch zurück zu kommen, würden beim Übertragen des Fotos in die Fotosammlung folgende Tätigkeiten anfallen:
  • Nächste Aktion „Termin für Besuch Möbelgeschäft festlegen“ im Projekt „Wohnung verschönern“ eintragen
  • Adresse Möbelgeschäft heraussuchen und in die Adressdatenbank übernehmen
  • Foto in das Album „schöne Möbel“ speichern

Fertig. Alles ist an seinem Platz und der Kopf ist frei für die nächste Sache!

Die 2-Minuten-Regel

„Was Du in 2 Minuten erledigt bekommst, erledige!“, soll der Berater Dean Acheson seinen Klienten mitgegeben haben. Eine sehr schlaue Regel, denn sie sorgt dafür, dass der täglich anfallende Kleinmist schnell vom Tisch ist und sich nicht anhäufen kann.
Außerdem sind 2 Minuten eine übersichtliche Zeitspanne, bei der man schnell auch aus dem Bauch heraus entscheiden kann: „ja, ich tue es jetzt.“


Zu den Tätigkeiten, die in der Regel sofort erledigt werden können, gehören die kurze Beantwortung einer E-Mail, der Blick auf den Kontoauszug, das Lesen eines kurzen Artikels oder das Ablegen von Referenzmaterial.

Doch was, wenn eine Aufgabe länger als diese zwei Minuten dauert? Kein Problem! Wir lernen und machen es beim nächsten mal besser! In dem Moment, in dem wir merken, dass es länger dauert, müssen wir kurz überschlagen, ob wir in zwei weiteren „Karenz-Minuten“ fertig werden. Falls ja, führen wir die Tätigkeit zuende. Falls nicht, brechen wir den Vorgang ab, speichern das Zwischenergebnis und erfassen eine neue „Nächste Aktion (NA)“.

Warum gerade 2 Minuten?


Die zwei Minuten sind willkürlich festgelegt. Wer will, kann auch mit einer Minute oder gar 30 Sekunden experimentieren. Das Kriterium für die Länge dieser Zeitspanne sollte sein, dass das Erfassen einer Tätigkeit und das Hervorholen aus seiner Liste nicht länger dauern sollte, als ihre Erledigung. Wenn man an seinem Computer innerhalb von 10 Sekunden eine „Nächste Aktion“ erfassen kann, spricht nichts gegen 30 Sekunden als Grenze.

Viel länger als 3-4 Minuten sollte die Zeitspanne jedoch nicht dauern, da man sonst Gefahr läuft, dass diese Zeitspanne immer häufiger deshalb überschritten wird, weil man sich in eine scheinbar einfache Aufgabe vertieft hat, deren Erledigung dann jedoch länger dauert.

Zwei Minuten sind schon eine guter Startwert, der natürlich nach eigenen Erfahrungen angepasst werden kann. Bei mir fallen solche 2-Minuten-Tätigkeiten häufig an, wenn ich meinen E-Mail-Eingang bearbeite oder meine Inbox leere. Der Rest kommt ins System!

RSS-Tipp: Lifehacker-Feed

Von der werbefinanzierten lifehacker.com-Webseite werden verschiedene RSS-Feeds angeboten. Die Seite bietet mit relativ hoher Frequenz Tricks, Tipps und Life-Hacks mit Schwerpunkt auf moderne Technologie, IT und Produktivität. Hin und wieder werden aber auch Themen aus anderen Lebensbereichen diskutiert (z. B.: die beste Methode, das Auto im Sommer auf erträgliche Temperaturen herunter zu kühlen).

Für den eigenen RSS-Reader bietet sich
der Feed ohne Werbung an, da hier die englisch-sprachigen Informationen ohne störende Werbehinweise geliefert werden.

BR Alpha Sendung zum Erfolg

Vor ungefähr einem Jahr sind ein paar Sendungen von BR Alpha zum Thema Erfolg online gestellt worden. Wer von Euch zwischendurch ein Stündchen Zeit hat, sollte da mal hinein schnuppern.

Leben ist Erfolg und Erfolg ist Leben! Diese Erkenntnis wird über die folgende Sendung ausgearbeitet: