Überall Daten sammeln...
2009-08-20 08:54 -
An unserem Arbeitsplatz haben wir unsere Inbox und einen Notizblock. Es ist für uns kein Problem, die verschiedenen Informationen, auf die wir während des Tages stoßen, fest zu halten, zu sammeln.
Anders sieht es aus, wenn wir unterwegs sind. Egal ob wir auf einem Kundenbesuch oder beim Einkaufen sind. Egal ob wir gerade durch den Wald joggen oder in den Urlaub fahren. Überall könnten wichtige Informationen auftauchen, die in unser System sollten, ja müssen!
Für diese Fälle sollten wir die entsprechenden Routinen zur mobilen Datenerfassung etabliert haben, damit das Festhalten dieser Informationen leicht von der Hand geht und unser Kopf frei für die wichtigen Dinge ist.
Spielen wir eine solche Situation einmal durch: Stellen Sie sich vor, Sie sind auf dem Weg zu einem Kunden und kommen unterwegs an einem Schaufenster eines Möbelgeschäftes vorbei, in dem die Couch steht, die Sie sich gut in Ihrem Wohnzimmer vorstellen könnten. Wegen des Kundentermins haben Sie keine Zeit in das Geschäft zu gehen. Sie können die Sache im Moment nicht erledigen. Deshalb muss die Information, dass es dort einen potentiellen Couch-Kandidat gibt, in Ihr System, in Ihre Inbox. Aber wie?
Anhalten, rechts heran fahren. Notizblock hervor kramen, Titel „Couch ansehen“ notieren. Dann eine kleine Beschreibung erfassen: „grün, schicker Cordbezug, mit 4 Stahlbeinen“. Natürlich darf der Ort nicht fehlen: „Ekia Möbel, Dorftstraße 1“. Den beschriebenen Zettel nehmen wir aus dem Notizblock und legen den Block wieder zurück. Fast fertig! Denn es stellt sich nun die Frage: „Wohin mit dem Zettel?“. In die Hemdtasche? Oder in die Brieftasche? Wenn Sie sich es zur Routine gemacht haben, dass Sie Ihre Brieftasche beim Nachhausekommen in Ihre Inbox werfen, um die unterwegs angefallenen Quittungen und Bons zu verarbeiten, dann wäre das sicherlich die beste Wahl.
Es geht aber auch einfacher! Nutzen Sie Ihr Handy als Datensammler. Je nachdem was für ein Modell Sie haben, kann Ihr Handy möglicherweise Text-Notizen erfassen. Es kann vielleicht Sprachaufzeichnungen aufnehmen, was ein extrem schnelles Festhalten von Informationen ermöglichen würde! Kann es Fotos aufnehmen? Vielleicht sogar mit Ortsinformationen, die dem Foto durch den eingebauten GPS-Chip hinzugefügt werden? Sollte Ihr Handy über solche Funktionen verfügen, nutzen Sie sie. Sie haben es schließlich immer dabei! Durch die Foto-Funktion, die GPS-Funktion und durch die Sprachaufzeichnung ist es unterwegs auf jeden Fall nützlicher als ein Notizblock!
Nach diesen Überlegungen ist klar, was beim Entdecken der schicken Couch gemacht werden sollte:
Damit dieses mobile Erfassungssystem auch funktioniert, muss es in Ihre Routinen eingebaut werden. Wenn Sie Ihr Handy regelmäßig bei sich führen, haben sie einen wichtigen Teil dieser Routine schon umgesetzt. Der zweite Teil ist, die unterwegs gesammelten Daten in Ihre Ablagen einzupflegen. Mit anderen Worten: aus den Daten Referenz-Material zu machen, Projekte zu erstellen und die nächsten Aktionen festzulegen.
Wenn Sie von unterwegs zurückkehren, gehört das Handy also in die Inbox. Beim Abarbeiten der Inbox werden dann einmal alle Speicherorte auf dem Handy überprüft und deren Inhalte in das System übertragen. Nach der Übertragung werden die Daten auf dem Handy gelöscht. Alle Speicherorte des Handys (Fotos, Notizen, Sprachaufzeichnungen) müssen geleert werden und die Inhalte in das System übertragen werden. Nur wenn Sie sich immer sicher sein können, dass keine Information aus dem Handy verloren geht oder übersehen wird, werden Sie diesem starken Erfassungssystem vertrauen!
Falls Ihr Handy über die Möglichkeit der Synchronisation verfügt, um so besser! Nutzen Sie sie! Falls Sie Adressen und Kalenderinformationen auf diese Art in Ihr System übernehmen können, wunderbar! Was für eine Produktivitäts-Beschleunigung!
Nach der Übertragung der Daten in das System fällt es Ihnen leicht, die sich ergebenden nächsten Aktionen zu erfassen. Um zum Beispiel mit der Couch zurück zu kommen, würden beim Übertragen des Fotos in die Fotosammlung folgende Tätigkeiten anfallen:
Fertig. Alles ist an seinem Platz und der Kopf ist frei für die nächste Sache!
Anders sieht es aus, wenn wir unterwegs sind. Egal ob wir auf einem Kundenbesuch oder beim Einkaufen sind. Egal ob wir gerade durch den Wald joggen oder in den Urlaub fahren. Überall könnten wichtige Informationen auftauchen, die in unser System sollten, ja müssen!
Für diese Fälle sollten wir die entsprechenden Routinen zur mobilen Datenerfassung etabliert haben, damit das Festhalten dieser Informationen leicht von der Hand geht und unser Kopf frei für die wichtigen Dinge ist.
Fallbeispiel: Entdeckung eines Möbelstücks
Spielen wir eine solche Situation einmal durch: Stellen Sie sich vor, Sie sind auf dem Weg zu einem Kunden und kommen unterwegs an einem Schaufenster eines Möbelgeschäftes vorbei, in dem die Couch steht, die Sie sich gut in Ihrem Wohnzimmer vorstellen könnten. Wegen des Kundentermins haben Sie keine Zeit in das Geschäft zu gehen. Sie können die Sache im Moment nicht erledigen. Deshalb muss die Information, dass es dort einen potentiellen Couch-Kandidat gibt, in Ihr System, in Ihre Inbox. Aber wie?
Anhalten, rechts heran fahren. Notizblock hervor kramen, Titel „Couch ansehen“ notieren. Dann eine kleine Beschreibung erfassen: „grün, schicker Cordbezug, mit 4 Stahlbeinen“. Natürlich darf der Ort nicht fehlen: „Ekia Möbel, Dorftstraße 1“. Den beschriebenen Zettel nehmen wir aus dem Notizblock und legen den Block wieder zurück. Fast fertig! Denn es stellt sich nun die Frage: „Wohin mit dem Zettel?“. In die Hemdtasche? Oder in die Brieftasche? Wenn Sie sich es zur Routine gemacht haben, dass Sie Ihre Brieftasche beim Nachhausekommen in Ihre Inbox werfen, um die unterwegs angefallenen Quittungen und Bons zu verarbeiten, dann wäre das sicherlich die beste Wahl.
Es geht aber auch einfacher! Nutzen Sie Ihr Handy als Datensammler. Je nachdem was für ein Modell Sie haben, kann Ihr Handy möglicherweise Text-Notizen erfassen. Es kann vielleicht Sprachaufzeichnungen aufnehmen, was ein extrem schnelles Festhalten von Informationen ermöglichen würde! Kann es Fotos aufnehmen? Vielleicht sogar mit Ortsinformationen, die dem Foto durch den eingebauten GPS-Chip hinzugefügt werden? Sollte Ihr Handy über solche Funktionen verfügen, nutzen Sie sie. Sie haben es schließlich immer dabei! Durch die Foto-Funktion, die GPS-Funktion und durch die Sprachaufzeichnung ist es unterwegs auf jeden Fall nützlicher als ein Notizblock!
Nach diesen Überlegungen ist klar, was beim Entdecken der schicken Couch gemacht werden sollte:
- rechts heran fahren
- Handy herausholen
- ein Foto machen, auf dem die Couch und der Name des Möbelgeschäfts zu sehen ist (der Ort wird durch GPS festgehalten)
- weiter fahren
Erfasste Daten ins System bringen
Damit dieses mobile Erfassungssystem auch funktioniert, muss es in Ihre Routinen eingebaut werden. Wenn Sie Ihr Handy regelmäßig bei sich führen, haben sie einen wichtigen Teil dieser Routine schon umgesetzt. Der zweite Teil ist, die unterwegs gesammelten Daten in Ihre Ablagen einzupflegen. Mit anderen Worten: aus den Daten Referenz-Material zu machen, Projekte zu erstellen und die nächsten Aktionen festzulegen.
Wenn Sie von unterwegs zurückkehren, gehört das Handy also in die Inbox. Beim Abarbeiten der Inbox werden dann einmal alle Speicherorte auf dem Handy überprüft und deren Inhalte in das System übertragen. Nach der Übertragung werden die Daten auf dem Handy gelöscht. Alle Speicherorte des Handys (Fotos, Notizen, Sprachaufzeichnungen) müssen geleert werden und die Inhalte in das System übertragen werden. Nur wenn Sie sich immer sicher sein können, dass keine Information aus dem Handy verloren geht oder übersehen wird, werden Sie diesem starken Erfassungssystem vertrauen!
Falls Ihr Handy über die Möglichkeit der Synchronisation verfügt, um so besser! Nutzen Sie sie! Falls Sie Adressen und Kalenderinformationen auf diese Art in Ihr System übernehmen können, wunderbar! Was für eine Produktivitäts-Beschleunigung!
Nach der Übertragung der Daten in das System fällt es Ihnen leicht, die sich ergebenden nächsten Aktionen zu erfassen. Um zum Beispiel mit der Couch zurück zu kommen, würden beim Übertragen des Fotos in die Fotosammlung folgende Tätigkeiten anfallen:
- Nächste Aktion „Termin für Besuch Möbelgeschäft festlegen“ im Projekt „Wohnung verschönern“ eintragen
- Adresse Möbelgeschäft heraussuchen und in die Adressdatenbank übernehmen
- Foto in das Album „schöne Möbel“ speichern
Fertig. Alles ist an seinem Platz und der Kopf ist frei für die nächste Sache!
